Rotina de compras do restaurante: monte sua semana

Quinta à tarde, a câmara fria está com metade do que devia, o chef avisa que o peixe acabou e o fornecedor de hortifruti só entrega amanhã. Você liga, pede para entregar hoje e paga o preço de quem tem pressa. Essa cena se repete em muita cozinha, e quase nunca a causa é falta de dinheiro ou de fornecedor. Falta uma rotina de compras do restaurante: um calendário fixo em que cada etapa da compra tem dia, responsável e saída definida.

Neste texto você vai montar essa rotina para uma semana de operação enxuta, com um dia para contar, um para pedir preço, um para fechar o pedido e um para conferir. Se o seu problema é a lista de compras em si, ela tem texto próprio. Aqui a pergunta é outra: em que dia cada coisa acontece.

O que é uma rotina de compras e por que o restaurante precisa de uma?

Rotina de compras é o calendário semanal que diz quando a casa conta o estoque, quando pede preço, quando fecha o pedido, quando recebe e quando confere. O restaurante precisa dela porque compra feita sem data vira compra de emergência, e compra de emergência quase nunca tem cotação.

Quem compra todo dia no improviso paga de três formas. Paga mais caro, porque não deu tempo de comparar. Paga em estoque parado, porque pediu a mais por medo de faltar. E paga em tempo, porque o chef, o gerente ou o dono vira comprador no meio do serviço. Nenhuma das três aparece em uma linha da planilha, mas as três entram no custo da mercadoria vendida (CMV, o quanto você gastou de insumo para vender o que vendeu).

Uma conta ilustrativa, com hipótese declarada: suponha uma casa que compra R$ 8.000 por semana, e que 15% desse volume vira compra de emergência, paga 10% acima do que a cotação teria dado. Quinze por cento de R$ 8.000 são R$ 1.200; dez por cento disso são R$ 120 por semana, ou R$ 480 em quatro semanas. O número é suposto, mas faça a conta com o seu volume e o seu percentual de compra apressada.

Como montar a rotina de compras do restaurante, dia a dia?

Distribua a semana em cinco blocos: contar, consolidar, cotar, pedir e receber. Cada bloco cabe em um dia ou meio dia, e a ordem importa, porque a saída de um é a entrada do próximo. A tabela abaixo é um ponto de partida para um restaurante de bairro que recebe a maior entrega na quinta; ajuste os dias ao seu fornecedor.

Repare que nenhum dia da tabela é “dia de comprar”. Comprar é o resultado de quatro etapas anteriores, e a quinta só funciona se a terça tiver acontecido. Se a contagem de segunda vira chute, o pedido de quarta vira chute com data marcada.

Como saber o que comprar antes de pedir preço?

Subtraia o que você tem do que vai usar até a próxima entrega. O que você tem vem da contagem de segunda; o que vai usar vem do histórico de vendas e dos pedidos que os setores fazem. Sem as duas pontas, qualquer cotação compara preço de uma quantidade que ninguém sabe se está certa.

Comece pelos itens de maior peso na compra, os que a curva ABC (a classificação que separa os poucos itens que concentram a maior parte do gasto) coloca no topo. Sobre isso, o texto de curva ABC de compras mostra como montar. Para a contagem de segunda, não precisa inventário completo: conte a proteína, o hortifruti da semana, os laticínios e uns dez secos de giro alto. O inventário completo fica para o fim do mês.

Na terça de manhã, cada setor manda o que precisa. Em um bar de petiscos, o balcão pede limão, gelo e cerveja; a cozinha pede frios, frituras e molhos. Em uma padaria com confeitaria, o forno pede farinha e fermento enquanto a confeitaria pede chocolate e creme de leite. Se três setores pediram tomate, some tudo e peça uma vez só. Pedir tomate em três entregas, de três pessoas, é o jeito mais comum de perder volume de negociação sem notar.

Para o estoque que sobra no meio da semana, olhe o estoque mínimo e o ponto de pedido: o item que já passou do ponto de pedido entra na lista mesmo que ninguém tenha pedido.

Quanto tempo antes da entrega cotar e pedir?

Cote e peça com o prazo de entrega (lead time, o tempo entre o pedido e a mercadoria na sua doca) mais uma folga de um dia. Se o fornecedor de hortifruti entrega em 24 horas, a cotação sai na segunda ou terça e o pedido fecha dois dias antes da entrega que você quer.

Fornecedores diferentes têm prazos diferentes, e a rotina precisa respeitar o mais lento. Um distribuidor de secos que entrega só às terças com pedido até a sexta anterior define o dia em que você precisa ter contado o estoque de secos. Anote o dia de corte de cada fornecedor em uma linha de planilha, ao lado do dia de entrega. Essa lista curta evita mais compra de emergência que qualquer renegociação de preço.

Na hora de pedir preço, escreva a mensagem inteira e envie igual para todos. Uma versão que funciona no WhatsApp: “Boa tarde. Preciso de preço para entrega na quinta, até as 10h, dos itens abaixo. Validade da proposta: sete dias. Pagamento em 28 dias. Pode responder até amanhã às 17h?” Uma proposta com validade, prazo de pagamento e dia de entrega já escritos evita a discussão de sexta sobre o que foi combinado. Para organizar as respostas lado a lado, use um modelo de planilha de cotação.

Duas coisas que a cotação semanal não resolve: fornecedor único de um item e item sazonal. Nesses casos, a rotina continua valendo para o calendário, mas a comparação de preço dá lugar a uma conversa sobre prazo e volume. Respeite o fornecedor: ele também precisa de previsibilidade, e quem pede sempre no mesmo dia costuma ser atendido primeiro quando falta mercadoria.

O que conferir na entrega para a rotina não quebrar?

Confira três coisas na doca, nesta ordem: o que o pedido dizia, o que a nota fiscal diz e o que de fato chegou. Qualquer diferença entre os três é uma divergência e precisa ser anotada na hora, com o entregador ainda presente.

É na conferência de quinta que a rotina se prova. Se a caixa de 20 kg de frango veio com 18 kg pesados, ou o hortifruti chegou fora do padrão combinado, o registro feito no ato permite cobrar crédito ou reposição na sexta. Sem registro, você discute de memória, e o fornecedor também. Esse ponto tem um passo a passo próprio em conferir a nota fiscal no recebimento.

Defina uma pessoa responsável por receber, que não seja a mesma que fez o pedido. Quando quem pede também recebe, o erro de quantidade passa em branco, porque a pessoa confere o que ela mesma imaginou. Em casas pequenas, o dono ou o gerente pode ser o conferente, desde que não esteja no meio do serviço de almoço. Se a mercadoria precisar voltar, o texto sobre devolução de mercadoria ao fornecedor mostra como registrar e cobrar.

Na sexta, feche o ciclo: o que veio errado foi cobrado, o que faltou entrou em pedido curto, e as notas ficaram guardadas junto do pedido. Anote também uma linha sobre o que quebrou a rotina naquela semana: pedido fora do prazo, setor que não mandou a lista, fornecedor que atrasou. Em um mês, essas linhas dizem onde ajustar o calendário.

O que fazer na próxima compra

• Escolha o dia de corte de cada fornecedor (o último dia para pedir e ainda receber na entrega que você quer) e escreva ao lado do dia de entrega, em uma folha colada perto da doca ou em uma planilha compartilhada.
• Faça a contagem de segunda só dos 20 itens que mais pesam na compra e compare, na terça, com o que os setores pediram. Onde a contagem e o pedido discordam, vá olhar a prateleira antes de comprar.
• Envie a mesma mensagem de pedido de preço a pelo menos dois fornecedores, com validade de sete dias, dia de entrega e prazo de pagamento escritos, e guarde as respostas na mesma pasta.
• Escolha quem recebe a entrega de quinta, entregue a essa pessoa uma cópia do pedido e peça que anote qualquer diferença de quantidade, peso ou qualidade na hora.
• Na sexta, some quantos itens vieram com divergência e quantas compras foram feitas fora da rotina. Se a segunda semana tiver menos que a primeira, a rotina está funcionando; se não, mude o dia em que a lista dos setores fecha. Se a planilha começar a pesar, aí sim pense em fazer isso em sistema.

Para fechar: uma rotina de compras não aumenta o volume de trabalho, ela muda o dia em que cada trabalho acontece. A primeira semana parece lenta, porque você está escrevendo o que antes ficava na cabeça do chef. Na terceira, a quinta à tarde deixa de ser o dia do susto. Quando a rotina estiver estável, o passo seguinte é decidir quanto cada pessoa pode aprovar sozinha, para que o pedido de quarta não espere o dono voltar da rua.

Como o Kotari ajuda

Para uma loja com dois ou três fornecedores, planilha e WhatsApp resolvem, e tudo acima funciona assim. O Kotari entra quando a rotina cresce e o trabalho de juntar as informações passa a consumir o tempo de comprar. Ele soma as solicitações dos setores em uma lista só, para que o tomate pedido por três pessoas vire um pedido. Permite repetir uma solicitação antiga sem digitar tudo de novo, o que serve para a lista que se repete toda semana. E registra a divergência da entrega, deixando anotado o que não bateu para você cobrar o fornecedor. Veja as funcionalidades e a página para restaurantes.

Perguntas frequentes

Qual o melhor dia da semana para fazer compras em um restaurante?

Não existe um dia único: o melhor é o que fica dois dias úteis antes da sua maior entrega. Num restaurante que recebe a entrega principal na quinta, o pedido fecha na quarta e a cotação sai na terça.

De quanto em quanto tempo devo cotar com os fornecedores?

Cote toda semana os itens de maior peso na compra e revise os demais uma vez por mês. Item de giro alto e preço instável, como proteína e hortifruti, pede cotação semanal; seco de preço estável aguenta cotação mensal.

Dá para ter uma rotina de compras sem sistema?

Dá. Um calendário em planilha, uma mensagem padrão de pedido de preço e uma folha de conferência na doca já formam uma rotina completa. Sistema ajuda quando o volume de solicitações e de fornecedores passa do que uma pessoa consegue juntar à mão.

Quem deve fazer as compras de um restaurante pequeno?

Uma pessoa só decide o pedido, mesmo que várias peçam. Em casas pequenas costuma ser o dono ou o gerente; quem recebe a mercadoria deve ser outra pessoa, para que a conferência não seja feita por quem fez o pedido.

O que fazer quando o fornecedor atrasa a entrega fora da rotina?

Registre o atraso no ato, avise a cozinha e compre só o mínimo para o serviço do dia em um segundo fornecedor. Depois cobre o fornecedor atrasado por escrito, citando o dia combinado.

A contagem semanal precisa ser de todo o estoque?

Não. Conte toda semana só os itens que mais pesam no gasto e deixe a contagem completa para o inventário mensal.