Conferir nota fiscal do fornecedor no recebimento

Conferir a nota fiscal do fornecedor no recebimento significa comparar três coisas antes de assinar: o que você pediu, o que a nota cobra e o que de fato desceu do caminhão. Se os três não batem, a diferença é sua até você registrar o contrário. Esse é o furo de processo mais barato de fechar em uma cozinha, e um dos que mais custam quando ficam abertos.

A maioria das casas até confere a quantidade, porque o estoquista está ali, com a caixa na mão. O preço e as condições da nota quase nunca são conferidos na porta: a nota vai para uma pasta, o financeiro paga no vencimento e ninguém volta ao pedido. Quem monta a lista de compras do restaurante com cuidado e depois recebe sem comparar joga fora metade do trabalho.

O caminho abaixo vale para quem recebe duas entregas por semana e para quem tem uma cozinha central abastecendo cinco lojas. Antes de mudar qualquer rotina, meça o que acontece hoje: pegue as notas da última semana e compare com os pedidos. O tamanho da diferença diz o quanto vale o esforço.

Por que conferir a nota fiscal do fornecedor na hora da entrega?

Porque a entrega é o único momento em que o erro ainda é barato de corrigir. Com a mercadoria na doca e o entregador presente, dá para recusar, anotar a falta ou pedir a nota reemitida. Dois dias depois, o mesmo erro vira discussão por mensagem, e o fornecedor tem o direito de dizer que você aceitou.

Chamamos de conferência de recebimento essa comparação entre pedido, nota e mercadoria. Ela não depende de sistema: depende de ter o pedido em mãos, de saber o que comparar e de ter alguém com autoridade para dizer “não recebo assim”. Se o recebedor não pode recusar nada, a conferência vira formalidade.

O custo de pular a conferência aparece em três lugares. O primeiro é o preço: a nota sai acima do combinado e o financeiro paga sem saber. O segundo é a quantidade: a nota cobra 20 kg, chegaram 18,6 kg. O terceiro é o prazo e a condição de pagamento: o combinado era 28 dias e a duplicata da nota vence em 14. Nenhum dos três aparece no estoque, e os três aparecem depois no CMV (custo da mercadoria vendida), como um custo que ninguém consegue explicar.

O que comparar: pedido, nota e mercadoria?

Compare seis itens, sempre nesta ordem: fornecedor e destinatário, item, quantidade, preço, prazo de pagamento e estado da mercadoria. A ordem importa porque os primeiros erros invalidam o resto: nota de outro CNPJ não se confere item a item, se recusa.

O peso merece atenção própria. A balança do entregador serve a ele. A que vale é a da sua doca, com a caixa fora do carrinho e a embalagem descontada. Em carne, pescado e hortifrúti vendidos por quilo, essa é a conferência que mais gera crédito a receber. Para pescado, há um cuidado a mais com fraude na hora da compra, tratado em como comprar pescado sem cair em fraude.

Como saber se a nota fiscal é do seu pedido e do seu CNPJ?

Olhe o CNPJ do emitente, o CNPJ do destinatário e a chave de acesso, o número de 44 dígitos impresso no DANFE (o documento auxiliar da nota fiscal eletrônica, a folha que acompanha a entrega). Essa chave identifica a NF-e (nota fiscal eletrônica) de forma única e permite consultar a nota no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, da Receita Federal.

Na prática, o recebedor confere três coisas em menos de um minuto. O destinatário é a sua razão social e o seu CNPJ, e não o de outra loja do grupo. O emitente é o mesmo fornecedor do pedido. E a chave de 44 dígitos existe, está legível e não repete uma nota que você já recebeu. Nota repetida é comum quando o fornecedor reenvia a entrega ou o caminhão faz duas viagens no mesmo dia.

Se a chave estiver ilegível ou a nota vier sem ela, peça ao fornecedor a nota por e-mail no ato. Fornecedor sério manda na hora. Olhe também o formato do CNPJ na nota: o que o CNPJ alfanumérico muda para quem recebe está em CNPJ alfanumérico e o risco escondido na nota do fornecedor.

O que fazer quando a nota não bate com a entrega?

Registre a diferença no momento, com o motivo, e escolha uma de três saídas: recusar, aceitar com ajuste ou aceitar e cobrar depois. A escolha depende do tamanho da diferença e de quanto o item pesa no cardápio, e a regra tem de estar combinada antes, não improvisada na doca.

Uma regra simples para começar, que você ajusta com o tempo: o que veio errado e estraga (avaria, temperatura, validade curta demais) se recusa. O que veio a menos se aceita com a quantidade real anotada e pede crédito. O que veio mais caro se aceita só com o aval de quem comprou, no mesmo dia, e vira nota reemitida ou desconto na próxima fatura.

A palavra é “registrar”. Divergência sem registro é lembrança, e lembrança perde para a nota assinada. Anote item, quantidade esperada, quantidade recebida, diferença em reais e o motivo (falta, peso, avaria, recusa, preço). Quem registra por motivo descobre em um mês qual fornecedor erra mais, e em qual tipo de item. Isso alimenta a próxima cotação: fornecedor com histórico de erro de peso pode continuar na lista, mas com condição escrita.

Quando o combinado errado é de condição, e não de mercadoria, a saída é escrita. Reforce por mensagem o que foi combinado e peça confirmação, como no caso descrito em trave o combinado com o fornecedor. Tom cordial resolve mais do que discussão: o objetivo é a nota certa, não a vitória. Uma mensagem que funciona: “Bom dia, recebemos hoje o pedido 0421. A nota traz o filé de frango a R$ 18,90 o quilo e o combinado foi R$ 18,00. Pode cancelar e reemitir a nota com o valor combinado?”

Quanto custa não conferir o preço da nota?

Custa pouco por entrega e muito por mês, justamente por ser pouco: ninguém percebe. A conta abaixo usa valores hipotéticos, escolhidos para mostrar a mecânica, e não preços de mercado.

Suponha uma hamburgueria com delivery que compra 40 kg de filé de frango por semana. O preço aprovado no pedido é R$ 18,00 o quilo, e a nota vem a R$ 18,90. A diferença é R$ 0,90 por quilo, ou R$ 36,00 por entrega. Se repete nas quatro entregas do mês, são R$ 144,00 pagos a mais sobre um único item. Multiplique pelo número de itens e de fornecedores e a conta deixa de ser pequena.

Agora a quantidade. Um restaurante a la carte pede 20 kg de um corte a R$ 42,00 o quilo e recebe 18,6 kg com nota de 20 kg. Faltam 1,4 kg, e a conta é 1,4 vezes R$ 42,00: R$ 58,80 numa entrega. Sem a pesagem na doca, esse valor entra no custo do prato como se o corte tivesse rendido menos, e a ficha técnica passa a parecer errada quando o erro está na compra. Faça a conta uma vez com os seus números e a conferência deixa de parecer burocracia.

Existe ainda o efeito no estoque. Se a nota entra com 20 kg e você tem 18,6 kg, o saldo do sistema ou da planilha sobra 1,4 kg que não existe, e o próximo inventário cobra a diferença. É o tipo de erro descrito em controle de estoque de restaurante: o número do papel não acompanha o que está na câmara.

O que fazer na conferência de nota desta semana

• Imprima ou copie o pedido de cada entrega prevista e deixe na doca, ao lado da balança. Sem o pedido na mão, o recebedor só consegue conferir a nota contra ela mesma.
• Defina quem pode recusar e quem pode aceitar com ajuste. Uma pessoa de plantão e uma alternativa por telefone bastam; a regra de valor por pessoa segue a lógica de alçada de aprovação de compra.
• Faça uma planilha de divergências com data, fornecedor, item, quantidade esperada, quantidade recebida, diferença em reais e motivo. Uma linha por ocorrência.
• Pese em todo recebimento de carne, pescado e hortifrúti e anote o peso na nota antes de assinar. Na chegada, guarde o mais antigo à frente, seguindo o PEPS no estoque.
• Se a casa recebe várias entregas por semana e uma planilha já não dá conta, avalie um sistema que leia o XML da nota e compare com o pedido; antes disso, o caderno resolve.

Para saber se funcionou, olhe a planilha na sexta-feira seguinte. Você deve ter uma linha por divergência e ao menos um valor em reais recuperado (crédito, nota reemitida ou item recusado). Se a planilha está vazia, ou ninguém conferiu, ou o fornecedor é excelente: confira uma nota por amostra contra o pedido para saber qual dos dois é o caso.

A conferência da nota é o elo entre a compra e o custo. A cotação e o pedido garantem o preço combinado, e só a conferência na doca garante que o combinado chegou até a nota e à câmara. O próximo passo natural é olhar o que acontece depois da porta: como a mercadoria conferida entra no estoque e no giro, assunto que o blog trata ao explicar o giro de estoque.

Como o Kotari ajuda

Quando a casa recebe muitas entregas e mais de uma pessoa confere, o trabalho manual pesa. No Kotari, você importa o XML da NF-e e a conferência abre já preenchida com itens, quantidades e valores da nota, sem redigitar. Cada item da nota é comparado com o preço aprovado no pedido, e uma nota acima do combinado avisa quem criou o pedido na hora. A mesma nota não entra duas vezes, porque o sistema reconhece a chave de acesso.

Faz sentido para quem recebe várias entregas por semana e tem mais de uma pessoa conferindo. Uma loja com poucos fornecedores e um recebedor fixo resolve com o pedido impresso e a planilha acima. Conheça as funcionalidades ou veja como o Kotari atende restaurantes.

Perguntas frequentes

Preciso conferir a nota fiscal mesmo confiando no fornecedor?

Sim, porque a conferência protege os dois lados. Erro de digitação, troca de unidade e peso arredondado acontecem em fornecedor bom. Conferir leva alguns minutos e deixa o registro que serve tanto para cobrar quanto para provar que o combinado foi cumprido.

Posso recusar uma entrega só porque o preço da nota está diferente?

Pode, se a diferença for relevante e o combinado estiver registrado. Na prática, o mais comum é aceitar a mercadoria e exigir a reemissão da nota ou crédito, porque recusar deixa a cozinha sem o item. Decida a regra antes: acima de quanto a diferença justifica recusar.

Qual a diferença entre conferir a nota e conferir a mercadoria?

Conferir a nota é ler os dados do documento e compará-los ao pedido. Conferir a mercadoria é olhar, pesar e verificar o que chegou. A conferência completa faz as duas e cruza os resultados, porque a nota pode estar certa e a caixa errada, ou o contrário.

Dá para conferir a nota fiscal sem sistema?

Dá. Pedido impresso, balança, caneta e uma planilha de divergências cobrem uma loja com poucos fornecedores. O sistema entra quando o volume de notas ou o número de pessoas conferindo torna a planilha difícil de manter atualizada.

Quanto tempo depois da entrega ainda dá para reclamar?

Quanto antes, melhor: o ideal é registrar no ato. Prazos de reclamação dependem do combinado com cada fornecedor e da natureza do problema, então confirme o prazo por escrito na negociação. Reclamação feita dias depois, sem registro na doca, costuma ser recusada.

O que fazer com uma nota que chegou sem a mercadoria?

Não lance a nota no estoque nem a pague. Avise o fornecedor por escrito, registre a divergência e peça o cancelamento ou a entrega do saldo. Nota sem mercadoria lançada no estoque cria um saldo que só existe no papel.