Alçada de aprovação de compra: como definir a sua

Quanto cada pessoa pode aprovar sozinha numa compra? A resposta é a alçada de aprovação: um valor máximo, definido por pedido, até o qual aquela pessoa libera a compra sem precisar de ninguém acima dela. Acima desse valor, o pedido sobe para quem tem o próximo nível.

Parece detalhe de sistema grande, mas pesa igual numa padaria de duas portas e numa rede com cozinha central. Sem um número claro, duas coisas acontecem: ou todo pedido para no dono, mesmo o de R$ 80 em fermento, ou qualquer comprador libera qualquer valor, e ninguém percebe até a margem do mês fechar apertada.

Este texto explica como montar a alçada de aprovação de quem compra para a sua casa: qual valor colocar em cada perfil, quantos níveis fazem sentido pelo tamanho da operação e o que fazer quando o pedido passa do limite.

O que é alçada de aprovação de compra?

Alçada de aprovação de compra é o valor máximo que uma pessoa pode liberar sozinha, pedido por pedido, sem subir para outra aprovação. Cada pedido é comparado contra esse teto individualmente: não é uma soma do mês, é um limite por pedido.

Dois conceitos que se confundem aqui: o cargo da pessoa define o que ela pode fazer (aprovar só o próprio pedido, ou também o pedido de outras pessoas); a alçada define até quanto. Uma pessoa pode ter permissão de aprovar pedido de terceiros e mesmo assim ter uma alçada, um teto que separa o que ela resolve sozinha do que precisa subir mais um degrau.

Numa hamburgueria com entrega, o encarregado de compras pode ter alçada de R$ 800: um pedido de embalagem de R$ 650 ele libera na hora; um pedido de carne de R$ 1.200 sobe para o dono, porque passou do teto dele.

Por que uma alçada mal definida trava a operação ou libera gasto demais?

Sem alçada definida, duas coisas quebram ao mesmo tempo: quem só tem permissão de aprovar o próprio pedido não aprova nada sozinho e trava tudo no gestor; quem tem permissão de aprovar pedido de terceiros sem nenhum limite aprova qualquer valor, mesmo sem querer.

Numa churrascaria, se o único aprovador sai de férias e ninguém mais tem alçada cadastrada, o pedido de carne da semana fica parado até ele voltar, ou alguém improvisa e libera errado. Num self-service por quilo com dois ou três compradores girando hortifrúti todo dia, o risco é o oposto: sem teto, um pedido de rotina de R$ 300 e um pedido fora do padrão de R$ 3.000 passam pela mesma pessoa do mesmo jeito, sem ninguém olhar duas vezes para o segundo.

Alçada bem calibrada é controle, não burocracia. Ela deixa o pedido pequeno passar na hora e só sobe o que de fato precisa de outro olhar. É a mesma lógica que sustenta uma lista de compras organizada por setor: cada elo do processo sabe exatamente até onde vai a própria responsabilidade, sem depender de bom senso improvisado no dia a dia.

Como definir o valor da alçada de cada pessoa?

Comece pelo histórico de compra dos últimos três meses: veja o valor médio e o maior pedido que cada pessoa fez, e ponha a alçada um pouco acima da rotina, não no teto do pedido excepcional que só aconteceu uma vez.

Olhe também para o tipo de insumo. Um restaurante a la carte de bairro que recompra proteína uma vez por semana tem pedidos maiores e mais espaçados; uma cafeteria que recompra leite e grão quase todo dia tem pedidos menores e mais frequentes. A alçada de quem compra proteína costuma pedir um teto maior do que a de quem só repõe grão e descartável.

Faça a conta em percentual do orçamento, não em valor fixo copiado de outra casa. Numa operação que compra R$ 30.000 por mês em insumos, uma alçada de R$ 1.500 corresponde a 5% do orçamento mensal por pedido: é o tanto que um comprador júnior resolve sozinho antes de qualquer coisa subir. Numa cozinha central de rede que compra R$ 200.000 por mês, o mesmo critério de 5% vira uma alçada de R$ 10.000. O percentual é o critério que se repete; o valor em reais muda com o tamanho da operação.

Outro critério que ajuda: quem já cotou com mais de um fornecedor para aquele item costuma merecer uma alçada um pouco maior do que quem só recompra do fornecedor de sempre sem comparar preço. Faz sentido acompanhar isso junto com o ponto de pedido de cada item: quem decide quando repor também costuma ser quem aprova o valor daquela reposição, então a alçada precisa acompanhar essa rotina, não brigar com ela.

Quantos níveis de aprovação sua operação precisa?

Depende do tamanho da operação, não do ramo: uma loja só, com o dono no dia a dia, resolve com um nível só, ele mesmo. A partir de duas ou três lojas, ou quando entra um comprador que não é o dono, vale separar em pelo menos dois níveis.

Os valores da tabela são ponto de partida, não regra fixa. Uma operação com estoque bem controlado aguenta alçadas um pouco mais folgadas, porque o risco de sobra e furo já está menor.

O que fazer quando o pedido passa do limite?

O pedido sobe para quem tem alçada compatível ou permissão sem limite: ele não fica represado esperando a mesma pessoa dar um jeito.

Dois cuidados práticos. Primeiro, tenha sempre um substituto com alçada própria para quando o titular está de folga ou de férias: um hotel que só tem um aprovador e ele viaja no fim de semana vai travar exatamente na sexta à tarde, quando o pedido de café da manhã de segunda precisa sair. Segundo, se o preço do fornecedor mudar depois que o pedido já foi montado e o novo total passar da alçada de quem estava aprovando, o pedido deveria voltar para aprovação, não seguir com o valor velho.

Numa pizzaria com entrega, isso aparece toda sexta: o pedido de queijo que cabia no limite na terça chega mais caro na sexta, e quem aprovou na terça pode não ter alçada para o valor novo. O caminho certo é reabrir a aprovação, não empurrar o pedido adiante torcendo para ninguém notar.

Vale registrar quem aprovou o quê e quando, mesmo que seja numa planilha. Não é desconfiança da equipe: é o mesmo cuidado que sustenta o cálculo do markup do cardápio, que também depende de saber exatamente qual custo entrou e quando. Sem esse rastro, fica impossível saber depois se o teto da alçada ainda faz sentido ou se precisa subir.

O que fazer na próxima compra

• Liste, numa planilha simples, quem compra hoje e o valor do maior pedido que essa pessoa fez nos últimos três meses.
• Defina um teto por pedido para cada comprador, redondo e fácil de lembrar (R$ 500, R$ 1.000, R$ 2.000), e registre isso por escrito, não só de boca.
• Nomeie um substituto com alçada própria para quando o aprovador titular estiver de folga ou de férias, para o pedido não travar numa sexta.
• Revise os valores a cada três meses, junto com o fechamento do CMV, porque o preço do insumo muda e o teto que fazia sentido em janeiro pode ficar apertado ou frouxo demais depois.
• Se a operação já usa um sistema de compras, cadastre a alçada de cada pessoa nele, para não depender de lembrar de cabeça quem pode aprovar o quê.

O ponto não é ter o processo mais bonito, é ter um número claro por pessoa, escrito em algum lugar que todo mundo consulta. Isso já resolve a maior parte da bagunça de “quem falou que podia aprovar isso”. E, como em qualquer conta que parece boa demais, vale conferir o número antes de comemorar que o processo está redondo: alçada definida uma vez e nunca mais olhada envelhece tão rápido quanto uma planilha de preço parada.

Como o Kotari ajuda

Quem sente que pedido trava esperando assinatura, ou que ninguém sabe ao certo quem pode aprovar o quê, encontra isso pronto no Kotari: cada pessoa recebe uma alçada, um valor máximo por pedido, e o que passa desse valor sobe sozinho para quem tem o próximo nível. Dá para montar os degraus do exemplo deste texto (comprador júnior, gerente, diretor sem limite) direto na ficha de cada pessoa, sem planilha separada. A empresa também escolhe entre exigir aprovação de outra pessoa sempre ou deixar a alçada decidir sozinha quando o valor cabe no limite.

Para quem tem uma loja só e o dono aprova tudo pessoalmente, nada disso muda a rotina, o combinado por escrito já resolve. A diferença aparece a partir de duas ou três pessoas aprovando em paralelo. Mais detalhes em funcionalidades e no glossário.

Perguntas frequentes

Alçada de aprovação é a mesma coisa que limite de crédito?

Não. Limite de crédito é o valor que o fornecedor deixa você comprar fiado; alçada de aprovação é o valor que uma pessoa da sua equipe pode liberar sozinha num pedido, mesmo que o pagamento seja à vista.

Dá para controlar alçada de aprovação sem sistema, só em planilha ou WhatsApp?

Dá, e é onde a maioria das operações pequenas começa. Anote numa planilha simples quem aprova até quanto, e registre por escrito: o combinado só de boca se perde na primeira troca de turno.

De quanto em quanto tempo revisar a alçada de cada pessoa?

A cada três meses é uma cadência razoável, alinhada ao fechamento do CMV. Revise antes disso se o preço de um insumo pesado no cardápio subir muito de uma vez.

O que acontece se ninguém tiver alçada definida?

Depende da permissão de cada um: quem só pode aprovar o próprio pedido não aprova nada sozinho, e quem pode aprovar pedido de terceiros sem limite aprova qualquer valor. Os dois extremos são risco.

Alçada de aprovação vale só para pedido de compra ou também para outras despesas?

Este texto trata da alçada sobre o pedido de compra ao fornecedor, que é onde o CMV nasce. Outras despesas da casa, como aluguel, folha e manutenção, costumam ter aprovação separada, geralmente concentrada no financeiro ou no sócio.

Um comprador pode ter alçada diferente para cada tipo de insumo?

Na prática, não: a alçada é um valor por pedido, independente do que está sendo comprado. Quem precisa de um limite menor para carne e maior para hortifrúti resolve isso separando os pedidos por fornecedor, não pedindo uma alçada por categoria de insumo.