Planilha de cotação de fornecedores: como montar

Chega a mensagem no WhatsApp: “esse preço eu consigo só até amanhã, o frete a gente ajeita depois”. Quem compra para restaurante conhece a frase de cor. Sem um lugar onde os preços de três fornecedores fiquem lado a lado, com frete, prazo e validade, a decisão sai pela pressa e pelo último que respondeu.

A planilha de cotação de fornecedores, também chamada de mapa de cotação, é a tabela em que você pede o mesmo item, na mesma quantidade e com a mesma especificação a mais de um fornecedor e compara as respostas num lugar só. Dá para montar hoje, no computador ou num caderno, e ela serve tanto para uma casa com três fornecedores quanto para uma cozinha central. O ponto de partida é a lista de compras da semana: o que não está na lista não entra na cotação.

Este texto mostra quais colunas colocar, como comparar quando o frete e o prazo mudam o resultado, e o que pedir, o que aceitar e o que recusar na resposta de cada fornecedor.

Para que serve uma planilha de cotação de fornecedores?

Ela serve para comparar propostas na mesma base e para deixar registrado o que cada fornecedor prometeu: preço, frete, prazo, condição de pagamento e validade. Sem a planilha, a comparação acontece de cabeça e o combinado fica espalhado em conversas que ninguém reabre na hora da entrega.

Cotação, aqui, é o pedido de preço feito a mais de um fornecedor para a mesma lista de itens. Não é o pedido de compra: a cotação pergunta, o pedido fecha. Misturar os dois é o erro mais comum de quem começa, porque o preço dito numa conversa vira “pedido” sem que ninguém tenha escrito quantidade, entrega e pagamento.

A planilha cumpre três trabalhos. O primeiro é a comparação do dia: quem está mais barato nesta semana, já com frete. O segundo é a memória: daqui a dois meses, você sabe quanto pagava pela muçarela em agosto e quem entregava. O terceiro é o argumento de negociação: quando o fornecedor diz que o preço “está no mercado”, você responde com o preço que outro fornecedor passou por escrito na semana passada.

A frequência pesa tanto quanto a planilha. Cotar só quando o preço assusta é cotar tarde. Um exemplo de cotação girada no momento em que o mercado se mexe está em preço do ovo cai na Cepea: como girar a cotação agora. Com a planilha pronta, rodar uma nova rodada leva o tempo de mandar uma mensagem e esperar as respostas.

Quais colunas a planilha de cotação precisa ter?

Nove colunas bastam: produto com especificação, unidade, quantidade, preço por unidade, frete, prazo de entrega, condição de pagamento, validade da proposta e data da resposta. Cada fornecedor ocupa um bloco dessas colunas ou uma linha própria por item, como for mais fácil de ler na sua tela.

A primeira coluna decide a qualidade da comparação inteira. O item cotado precisa ser o que está na ficha técnica do prato, a receita padronizada com quantidade e rendimento de cada ingrediente. Se a ficha pede muçarela de pizzaria e o fornecedor mais barato respondeu com uma muçarela de outro tipo, a diferença de preço não é desconto: é outro produto, com outro rendimento no forno.

Duas confusões merecem uma linha à parte. Prazo de entrega é o tempo entre o pedido e a chegada da mercadoria; prazo de pagamento é o tempo entre a chegada e o dia de pagar. O fornecedor que entrega em dois dias e cobra à vista pode ser pior para o seu caixa do que o que entrega em quatro dias e dá 28 dias para pagar. E frete CIF é o frete incluso no preço do fornecedor, enquanto no frete FOB quem paga ou providencia o transporte é você. Pergunte qual dos dois está valendo antes de comparar.

A quantidade também precisa estar na planilha, porque o fornecedor muda o preço conforme o tamanho do pedido. Se a quantidade vem do cálculo de estoque mínimo e ponto de pedido, o número que você cota é o mesmo que vai para o pedido, e ninguém precisa recalcular na hora de fechar.

Como comparar preços quando frete e prazo mudam o resultado?

Some o frete ao total de cada fornecedor antes de olhar quem tem o menor preço por item. O fornecedor com o preço unitário mais baixo nem sempre é o que sai mais barato na compra da semana, e a diferença aparece só quando a conta é feita no total.

Veja uma conta ilustrativa, com valores inventados para o exemplo. Suponha uma pizzaria que cota 60 kg de muçarela e 10 caixas de tomate para a semana, e recebe três propostas.

Sem o frete, o fornecedor B é o mais barato: R$ 2.910,00 nos dois itens, contra R$ 2.920,00 de C e R$ 2.980,00 de A. Com o frete, A passa a ser o mais barato, com R$ 2.980,00, e B vira o mais caro, com R$ 3.030,00. Quem olhou só o preço do quilo da muçarela fecharia com B e pagaria R$ 50,00 a mais, além de receber na quinta e pagar à vista.

Faça a mesma conta para a compra dividida. Pegar a muçarela de B e o tomate de A parece o melhor dos dois mundos, mas, supondo que o frete de R$ 120,00 de B seja fixo por entrega, a compra sai por R$ 2.190,00 mais R$ 120,00 de frete mais R$ 700,00 de tomate, ou R$ 3.010,00. É mais caro do que comprar tudo de A, porque o frete de B passou a ser pago por uma entrega menor. Dividir a compra só compensa quando a economia nos itens é maior do que o frete extra.

O frete mínimo é a linha que mais engana. Muitos fornecedores cobram à parte abaixo de um valor de pedido, e esse valor muda. O texto sobre como o frete mínimo pesa na entrega do fornecedor trata justamente do peso dessa linha, que por isso não pode ficar em branco na planilha.

Depois do frete, olhe prazo e entrega. Numa pizzaria que vende mais de sexta a domingo, a entrega de terça de A e C protege a câmara fria para o fim de semana; a de quinta de B deixa pouca folga se o caminhão atrasar. Preço, frete, entrega e pagamento entram na decisão juntos, e a planilha existe para você ver os quatro de uma vez.

O que pedir, o que aceitar e o que recusar na resposta do fornecedor?

Peça tudo por escrito e na mesma base para os três fornecedores; aceite só o que você consegue conferir na entrega; recuse preço sem validade e frete “a combinar”. Combinado bom é combinado registrado por escrito, e a planilha só vale tanto quanto o registro que está por trás dela.

Na hora de pedir, mande a mesma mensagem para todos, no mesmo horário, com prazo de resposta. Um modelo curto, para adaptar: “Bom dia! Estou fechando a compra da semana. Preciso do preço por kg de 60 kg de muçarela em bloco e de 10 caixas de tomate, entrega na terça até as 10h. Pode me responder até quinta às 15h, com frete, condição de pagamento e até quando o preço vale?” A mensagem já traz item, quantidade, dia de entrega e as três informações que costumam faltar na resposta.

Aceite a condição que aparece na nota e na doca do jeito que foi dita. Se o fornecedor respondeu “R$ 38,00 por kg, entrega terça, 14 dias, válido até sexta”, essa frase vira a linha da planilha e, na entrega, vira o critério de conferência. O texto sobre como conferir a nota fiscal do fornecedor no recebimento mostra o passo seguinte: comparar o pedido, a nota e o que de fato chegou. Sem a resposta guardada, essa conferência vira discussão de memória.

Recuse o que o fornecedor não consegue sustentar. Preço sem data de validade não é proposta, é estimativa. “O frete eu vejo na hora” deixa uma parte da conta aberta justamente na linha que mais muda o total. Condição diferente da pedida, como outra marca ou outra embalagem, é bem-vinda desde que venha escrita e entre na planilha como outra linha, para ser comparada, não aceita no automático.

Tratar o fornecedor como parte da conversa ajuda mais do que apertar. Quem responde rápido e com tudo o que você pediu merece a próxima cotação; quem responde incompleto recebe de volta a pergunta que faltou. A planilha dá a você os fatos para negociar com calma, e o texto sobre como negociar com o fornecedor quando o preço do café cai na Cepea trata da conversa que vem depois. Desconto não está garantido em nenhuma rodada, e o objetivo é decidir com informação, não derrubar preço a qualquer custo.

O que fazer na próxima cotação

• Escolha de cinco a dez itens que mais pesam na compra da semana e monte a planilha só com eles, com as nove colunas da tabela acima. Itens pequenos entram depois, quando a rotina estiver firme.
• Mande a mesma mensagem, no mesmo horário, a três fornecedores, com prazo de resposta (por exemplo, quinta às 15h) e pedido de validade da proposta de pelo menos sete dias.
• Some o frete ao total de cada fornecedor antes de olhar o menor preço por item, e calcule também a opção de dividir a compra entre dois.
• Guarde a resposta de cada fornecedor (mensagem encaminhada ou captura de tela) junto da linha da planilha, e na entrega confira preço e condição da nota contra ela.
• Marque a próxima rodada em data fixa e repita mesmo com o preço estável. Quem já cota vários itens toda semana pode levar essa rotina para um sistema, mas nada desta lista depende dele.

Para saber, na semana seguinte, se a rotina funcionou, compare o total pago na entrega com o total da planilha. Se os dois bateram, a cotação está sendo cumprida; se divergiram, a linha que diverge (preço, frete ou quantidade) diz onde está o furo.

A planilha de cotação não resolve a compra sozinha, mas ela tira a decisão do improviso: três respostas, na mesma base, com frete somado e validade escrita. O ganho vem da repetição, rodada após rodada, porque a cada semana você sabe um pouco mais sobre quem entrega o quê e por quanto.

Uma cotação fechada leva ao pedido, e compras acima de certo valor costumam pedir a assinatura de alguém. O próximo passo natural é definir a alçada de aprovação de compra, o limite de valor que cada pessoa pode aprovar sozinha.

Como o Kotari ajuda

Uma casa com três fornecedores e uma lista curta resolve a cotação com planilha, e a regra vale igual escrita. O Kotari entra quando a planilha começa a dar trabalho: muitos itens, muitos fornecedores ou mais de uma pessoa comprando.

Cada fornecedor responde por um link próprio, sem precisar de conta, e as respostas aparecem lado a lado, com o menor preço de cada item destacado. Quando o fornecedor mais barato nos itens deixa de ser o mais barato depois de somar o frete, a tela avisa, com os dois totais. E a cotação da semana anterior pode ser repetida só com itens e fornecedores, sem os preços, para uma nova rodada.

Veja as funcionalidades e como a rotina fica numa operação de restaurante.

Perguntas frequentes

O que é uma planilha de cotação de fornecedores?

É uma tabela que reúne, para os mesmos itens, o preço, o frete, o prazo de entrega, a condição de pagamento e a validade passados por cada fornecedor. Ela permite comparar propostas na mesma base e guarda o registro do que foi combinado.

Quantos fornecedores devo cotar?

Três é um número prático para uma operação de uma a cinco lojas: dá comparação real sem transformar a cotação em tarefa de dia inteiro. Para itens de grande peso na compra, vale ampliar a lista; para itens pequenos, dois já bastam.

De quanto em quanto tempo devo cotar?

Depende de quanto o preço do item oscila. Perecíveis e itens de grande peso no custo pedem rodada semanal; itens secos e de baixo giro podem ser cotados a cada quinze dias ou uma vez por mês. O que não funciona é cotar só quando o preço sobe.

Dá para fazer cotação sem sistema?

Dá. Uma planilha, um caderno e o WhatsApp bastam desde que a mensagem seja a mesma para todos, a resposta fique guardada e o frete entre na soma. O sistema ajuda quando o volume de itens e fornecedores passa do que uma pessoa consegue acompanhar.

Qual a diferença entre cotação e pedido de compra?

A cotação pede preço a vários fornecedores; o pedido de compra é o documento que fecha a compra com um deles, com itens, quantidades, valores e condições. A cotação vem antes e serve de base para o pedido.

O menor preço por item sempre vence a cotação?

Não. Frete, prazo de entrega e condição de pagamento podem inverter o resultado, como na conta da pizzaria acima. Compare o total da compra, e só depois olhe o preço de cada item.