Frete CIF e FOB: como comparar a cotação do fornecedor

Frete CIF é aquele em que o fornecedor contrata o transporte e entrega a mercadoria na sua porta. Frete FOB é aquele em que o transporte fica por sua conta: você contrata a transportadora, retira no fornecedor ou paga o frete à parte. Na hora de escolher quem ganha a compra, o que importa não é a sigla. É o total que chega na doca, e dois preços de quilo iguais podem terminar a R$ 130 de distância por entrega, como a conta mais abaixo mostra.

O erro comum é comparar só o preço unitário da planilha de cotação de fornecedores. O frete aparece numa linha só, no rodapé, e muita gente soma depois de decidir. Aqui você vê como ler cada modalidade, como colocar as duas na mesma base e o que pedir por escrito antes de fechar.

Qual a diferença entre frete CIF e FOB na compra do restaurante?

No CIF, o fornecedor contrata o frete e responde pela entrega até o seu endereço. No FOB, quem contrata o transporte é você, e a mercadoria viaja por sua conta. As duas siglas vêm do comércio internacional (CIF significa Cost, Insurance and Freight, e FOB, Free on Board) e o comércio de alimentos no Brasil usa as duas no dia a dia da cotação.

A Secretaria da Fazenda de São Paulo, numa resposta a consulta de 22 de dezembro de 2015, tratou da venda CIF nestes termos: quem contrata e paga a transportadora é o vendedor, e o repasse do valor ao comprador, cobrado em separado ou embutido no preço, não muda quem é o responsável pela entrega. A resposta valeu para um caso específico e só aproveita a quem fez a consulta, mas mostra a lógica que o mercado segue: CIF e FOB definem quem contrata e responde pelo transporte, não quem paga no fim.

Isso separa duas coisas que se misturam na conversa de WhatsApp. Uma é quem contrata e responde pela entrega. A outra é quem arca com o custo. Um fornecedor pode vender CIF e cobrar o frete numa linha à parte na nota. Pode vender CIF com o frete embutido no preço do quilo. E pode vender FOB e ainda assim indicar uma transportadora de confiança dele. Cada combinação dá um total diferente.

Por que o frete pode mudar o fornecedor mais barato?

Porque o frete pesa a mesma coisa em reais, venha ele embutido ou cobrado à parte, e quem compara só o preço unitário ignora uma parte do custo. O fornecedor mais barato na grade deixa de ser o mais barato quando o frete entra no total.

Faça a conta, com uma hipótese escrita: uma pizzaria de bairro que compra, toda semana, cerca de R$ 4.000 de laticínios, farinha e hortifrúti num mesmo fornecedor. Três propostas para a mesma lista de itens:

Os valores são hipotéticos, só para mostrar o mecanismo. O fornecedor B tem os itens mais baratos da grade e é o mais caro no total. O C parece mais caro que o B na linha dos itens e fecha R$ 130 abaixo dele. Em quatro entregas no mês, são R$ 520 de diferença entre escolher pela grade e escolher pelo total.

O piso do frete também mexe nisso. Quando o frete mínimo sobe e pesa na entrega do fornecedor, o custo do transporte se espalha por menos caixas e o frete por quilo aumenta nos pedidos pequenos. É por isso que a mesma entrega de uma caixa de tomate sai cara e a de vinte caixas sai barata.

Como comparar cotações com frete CIF e FOB na mesma base?

Compare pelo custo posto na doca: itens mais frete, tudo para a mesma quantidade, mesma data de entrega e mesma condição de pagamento. Esse é o único número que deixa o CIF e o FOB lado a lado.

Na prática, monte uma linha por fornecedor com cinco colunas: preço dos itens, frete, total, prazo de entrega (o tempo entre o pedido e a chegada) e condição de pagamento. Se um fornecedor entrega na terça e outro na quinta, a diferença entra na conta do estoque, não só do frete. Se um paga em 28 dias e outro à vista, o prazo de pagamento ao fornecedor também precisa entrar na comparação, porque dinheiro que fica no caixa por quatro semanas vale alguma coisa.

Para o FOB, peça à transportadora o valor por entrega e o valor por quilo, e a regra de cobrança mínima. Pergunte se ela cobra um valor mínimo por entrega: quem compra pouco em cada pedido paga mais por quilo do que a cotação do FOB sugere. Uma hamburgueria com delivery que compra carne e pão três vezes por semana sente isso: três fretes pequenos custam mais que um grande, e a conta muda se o fornecedor aceita juntar a entrega.

Para o CIF, pergunte duas coisas, e anote as respostas. O frete está dentro do preço do quilo ou em linha separada? E existe pedido mínimo para ele entregar? O pedido mínimo é regra de cada fornecedor e pode ser medido só sobre o valor dos itens, sem o frete. Se o seu pedido fica R$ 100 abaixo do mínimo, o fornecedor pode cobrar a entrega à parte ou recusar a entrega naquele dia.

Depois que a mercadoria chegar, confira o que a nota cobrou contra o que a cotação prometeu. A conferência da nota fiscal no recebimento é onde um frete cobrado a mais aparece. Se o combinado era CIF com frete embutido e a nota traz uma linha de frete extra, o preço mudou entre a cotação e a entrega, e ninguém avisou.

Quando o frete FOB compensa e quando o CIF compensa?

O CIF compensa quando você compra pouco e com frequência, e o fornecedor já passa pela sua rua. O FOB compensa quando você compra volume, tem como consolidar a carga ou já possui veículo ou transportadora de confiança.

Três situações reais ajudam a decidir. Uma padaria com confeitaria que compra farinha, açúcar e manteiga em volume, uma vez por semana, tem peso para negociar o frete e pode pedir ao fornecedor um preço com frete e outro sem, para escolher o que fica mais barato. Uma cafeteria pequena, que compra duas caixas por semana, quase sempre ganha com o CIF, porque a transportadora pode cobrar um mínimo que não fecha com carga tão pequena. Uma cozinha central de rede com três lojas pode comprar tudo em um ponto de entrega e distribuir internamente. Para ela, o FOB faz sentido se o fornecedor fica perto e o veículo da rede já faz a rota.

Em todos os casos, o risco da carga entra na decisão. Se a mercadoria chega estragada, a conversa sobre quem arca com a perda muda conforme o frete. No CIF, o fornecedor responde até a entrega, em regra. No FOB, você responde desde a retirada, em regra. Isso é o padrão do mercado, não uma garantia: combine por escrito quem arca com avaria, temperatura fora da faixa e atraso. E guarde o procedimento de devolução de mercadoria ao fornecedor à mão, porque o frete da volta também precisa estar combinado antes.

Há ainda o critério do fornecedor. Quem só entrega no CIF e cobra caro pode estar vendendo conveniência. Quem aceita os dois modelos mostra flexibilidade, o que conta ponto na avaliação de um fornecedor de alimentos. Faça a conta antes de abrir mão dela: se o frete CIF sair R$ 20 mais caro por entrega do que a transportadora do FOB, são R$ 80 por mês numa compra semanal, e a conveniência pode valer isso.

O que pedir, aceitar e recusar na conversa sobre frete?

Peça o preço dos itens e o valor do frete em duas linhas separadas, sempre. Aceite o frete embutido se o total ficar menor. Recuse o frete que aparece só depois do pedido fechado.

Uma mensagem curta resolve muita coisa no WhatsApp: “Para a lista de terça, preciso do valor dos itens e do frete em linhas separadas, com a validade da proposta e o pedido mínimo para entrega sem cobrança extra.” Mandar a mesma mensagem a todos os fornecedores deixa as respostas comparáveis. Quem responde só com um valor fechado tem o frete dentro, e você pode perguntar quanto é.

Aceite a troca de modalidade quando ela trouxer um número menor na doca: um fornecedor que oferece retirada no balcão com desconto nos itens, por exemplo. Recuse a mudança de modalidade depois de fechado, sem aviso por escrito, e recuse o frete que passou de “grátis” para “à parte” sem nova cotação. Registre o combinado: o que ficou acordado no WhatsApp deve estar também no pedido de compra.

O que fazer na próxima cotação para não errar o frete?

Quatro ações cabem numa quinta à tarde, com planilha, caderno e WhatsApp.

• Peça a todos os fornecedores o frete em linha separada dos itens, com a modalidade (CIF ou FOB) escrita na resposta.
• Monte uma linha por fornecedor com itens, frete, total na doca, prazo de entrega e condição de pagamento, e escolha pelo total, não pelo preço do quilo.
• Pergunte o pedido mínimo e se ele considera o frete. Se faltar pouco para o mínimo, some um item que você já compraria na semana seguinte.
• Na entrega, compare a linha de frete da nota com o que foi cotado e anote a diferença. Com três semanas de anotação, você sabe quem cobra a mais. Se o seu controle é planilha, uma coluna “frete cotado versus cobrado” resolve.

Para saber se funcionou, olhe o total pago por entrega no fim do mês e compare com o total cotado. Se a diferença ficou perto de zero, a cotação está fechando com a realidade. Se a diferença se repete com o mesmo fornecedor, ele está empurrando frete para depois da cotação.

E depois da cotação, o que fazer com o frete?

Escolha pelo total na doca, registre a modalidade no pedido e confira a nota na chegada. O frete deixa de ser surpresa quando entra na cotação como linha própria, e o fornecedor passa a competir por ele também.

Isso encaixa na rotina que vale para tudo que é compra: a rotina de compras do restaurante começa na cotação e termina na conferência, e o frete é uma das linhas que mais escapa no meio. O próximo passo natural é o pedido de compra, onde modalidade, valor do frete e prazo ficam escritos e deixam de depender da memória de quem atendeu o telefone. A conta de uma linha: se o frete certo economiza R$ 130 por entrega e você recebe quatro por mês, são R$ 520 que voltam ao caixa.

Como o Kotari ajuda

Na cotação feita no Kotari, cada fornecedor informa o frete, o prazo de entrega, a condição de pagamento e até quando o preço vale na mesma resposta em que passa os preços. O frete chega como campo próprio, em vez de ficar escondido numa mensagem de WhatsApp. Se o fornecedor com os itens mais baratos deixa de ser o mais barato depois que o frete entra, a tela avisa, mostra os dois totais e diz quanto você perde fechando com o errado. O pedido mínimo do fornecedor também é comparado com o valor dos itens, sem o frete, e o sistema alerta quando o pedido fica abaixo.

Para quem faz sentido: quem cota toda semana com mais de três ou quatro fornecedores e perde tempo somando frete na mão. Para quem não faz: uma loja com dois ou três fornecedores fixos resolve com planilha e uma regra escrita. Veja o que o sistema cobre em funcionalidades ou como a cotação funciona para restaurantes.

Perguntas frequentes

Frete CIF é sempre frete grátis?

Não. CIF diz que o fornecedor contrata e responde pela entrega, e o custo pode vir embutido no preço do quilo ou em linha de frete na nota. “Frete grátis” é uma promessa comercial e só vale se o total na doca for menor que o das outras propostas.

Qual é melhor para restaurante pequeno, CIF ou FOB?

Para compras pequenas e frequentes, em geral o CIF, porque a transportadora pode cobrar um mínimo difícil de diluir numa carga pequena. Confirme com a conta: some itens e frete de cada proposta e escolha o menor total.

O pedido mínimo do fornecedor inclui o frete?

Depende do fornecedor: alguns medem só o valor dos itens, sem o frete. Pergunte antes de fechar e peça a resposta por escrito.

Quem paga se a mercadoria chega estragada no frete FOB?

Em regra, quem contratou o transporte responde pela carga na estrada, ou seja, você no FOB e o fornecedor no CIF. Como isso depende do combinado, registre por escrito quem arca com avaria e com temperatura fora da faixa.

Dá para comparar frete sem sistema?

Dá. Uma planilha com uma linha por fornecedor e colunas para itens, frete, total, prazo e pagamento resolve a comparação. O que um sistema acrescenta é o aviso automático quando o frete muda o vencedor, o que importa mais quando o volume de cotações cresce.

De quanto em quanto tempo vale renegociar o frete?

A cada rodada de cotação, e sempre que o fornecedor mudar a regra de entrega ou o piso de frete subir. Um frete fechado há seis meses pode estar defasado em relação à proposta que você receberia hoje.