Pedido de compra para restaurante: o que é e como montar

O pedido de compra para restaurante é o documento que transforma uma conversa de WhatsApp em um combinado que dá para cobrar. A decisão em jogo é simples: a compra da semana vai ficar registrada ou vai ficar na memória de quem atendeu o fornecedor? Decidir errado custa caro, porque o preço que não está escrito é o preço que o fornecedor lembra do jeito dele.

Quem compra sem pedido costuma descobrir o problema na sexta, na conferência: chegou menos queijo do que o previsto, o quilo veio mais caro e ninguém sabe dizer o que foi falado na terça. Antes de montar o pedido, vale ter uma lista de compras organizada por fornecedor, porque o pedido nasce dela.

Este texto mostra o que entra no pedido, quando cotar e quando comprar direto, quem aprova e como o pedido vira a régua da entrega. No fim, uma lista de ações em ordem de prioridade para a compra desta semana.

O que é um pedido de compra e o que ele não é?

Pedido de compra é o registro oficial do que o restaurante pediu a um fornecedor: itens, quantidades, preço combinado, prazo de entrega e condição de pagamento. Ele nasce antes da mercadoria chegar e fica como referência até a nota fiscal ser conferida.

Quatro documentos costumam ser confundidos com ele, e cada confusão custa uma coisa diferente.

A lista de compras diz o que a cozinha precisa, sem preço e sem fornecedor. A cotação é a coleta de preços de dois ou mais fornecedores para os mesmos itens; ela vem antes do pedido e não obriga ninguém a nada. O pedido é o que sai depois da escolha. A nota fiscal (NF-e) é o documento fiscal que o fornecedor emite na entrega. Se a nota diz uma coisa e o pedido outra, o pedido é o que prova o que foi combinado.

Também não confunda prazo de entrega com prazo de pagamento. O primeiro, chamado de lead time, é quanto tempo passa entre o pedido e a mercadoria na sua doca. O segundo é quando você paga. Os dois entram no pedido, e o fornecedor costuma ceder em um quando você aperta o outro.

O pedido de compra também não é burocracia reservada a rede grande. Uma casa com três fornecedores fixos pode registrar o pedido em planilha, em um documento compartilhado ou no próprio WhatsApp, desde que o formato seja sempre o mesmo e o fornecedor responda confirmando.

O que precisa constar no pedido de compra de um restaurante?

O pedido precisa dizer quem compra, de quem, o quê, quanto, por quanto, quando chega e quando se paga. Se algum desses pontos fica de fora, ele vira o ponto da discussão futura.

Frete CIF significa que o fornecedor paga e organiza o frete, e o valor já vem embutido no preço. No frete FOB, o comprador assume o transporte, seja buscando a mercadoria ou contratando quem busque. Para quem compra de um distribuidor que entrega, o frete costuma ser CIF, mas vale escrever, porque a taxa de entrega pode aparecer só na nota.

A especificação merece atenção desigual. Em item de commodity, como o arroz de uma marca conhecida, uma linha basta. Em carne, pescado e hortifruti, o pedido precisa dizer o corte, o peso médio ou o padrão de qualidade, porque é nesses itens que a troca silenciosa acontece.

Quando vale cotar e quando comprar direto?

Cote quando o preço pode variar bastante entre fornecedores ou quando você quer negociar. Compre direto quando já tem fornecedor e preço definidos. O trade-off é claro: cotar custa tempo, comprar direto custa a chance de pagar mais sem perceber.

Numa pizzaria de bairro, a compra de farinha e de embalagem costuma ser direta, porque o preço é estável e o fornecedor entrega na semana. A muçarela e o pepperoni merecem cotação, porque o peso deles no custo do prato é alto e o preço oscila. A planilha de cotação de fornecedores serve para isso: o mesmo item, a mesma unidade, os mesmos prazos, lado a lado.

Existe um ponto que quase ninguém registra: a cotação só vale se o pedido sair dela com o preço cotado. Se o preço da cotação era R$ 38,00 o quilo e o pedido sai sem preço, o fornecedor fatura o valor do dia. Pedido que nasce de cotação carrega o preço, a validade e o prazo daquela proposta.

Para uma casa pequena, uma regra prática resolve: cotar os itens que somam a maior parte do gasto da semana e comprar direto o resto. A curva ABC, que ordena os itens pelo peso no gasto, mostra quais são. Nos itens de menor peso, o tempo de cotar pode custar mais do que a economia.

Um hotel com café da manhã tem outra lógica. O volume de ovo, leite e pão é previsível, então o pedido pode ser recorrente: o mesmo modelo, toda quinta, com quantidades ajustadas pela ocupação prevista. A cotação entra a cada mês ou quando o fornecedor avisa reajuste, não toda semana.

Quem aprova o pedido e até que valor?

Quem aprova é definido pela alçada de aprovação: o limite de valor que cada pessoa pode liberar sozinha. O que passa desse limite sobe para quem tem alçada maior.

Numa cozinha central que abastece quatro lojas, por exemplo, o chefe de cozinha pode liberar pedidos até R$ 2.000,00 (valor ilustrativo), o gerente de compras até R$ 10.000,00 e acima disso o dono assina. A regra é do negócio, e os números mudam de casa para casa. O que não muda é a necessidade de ser escrita e conhecida por todos. O texto sobre como definir a alçada de aprovação de compra detalha os critérios.

Aprovação tem preço: cada degrau adiciona tempo entre a necessidade e a entrega. Se o pedido de hortifruti espera um dia pela assinatura, a entrega de quinta vira sexta. Por isso a alçada baixa para itens recorrentes de valor pequeno e alta para compras fora do padrão é o desenho que costuma funcionar: o pedido de rotina anda sozinho, o pedido atípico para.

O que não fazer: o comprador aprovar o próprio pedido sem limite algum. Quando quem escolhe o fornecedor também libera o valor, ninguém confere se o preço e o fornecedor fazem sentido. Em casa de uma loja só, o dono pode ser o segundo olhar, mesmo que seja apenas uma conferência de dois minutos na planilha.

Como o pedido vira a régua da conferência na entrega?

Na entrega, o pedido é o documento contra o qual você confere a nota fiscal e a mercadoria que chegou. São três coisas que precisam bater: o que foi pedido, o que a nota diz e o que está na caixa. Essa checagem tripla é a conferência de recebimento.

Sem pedido, só dá para comparar a nota com a caixa. Se o fornecedor faturou 25 kg e entregou 25 kg, tudo parece certo, mesmo que o pedido fosse de 20 kg a R$ 38,00 e a nota venha a R$ 42,00. Com o pedido na mão, o conferente vê as duas diferenças na hora.

Faça a conta com uma hipótese declarada: numa hamburgueria que compra 60 kg de carne moída por semana, uma diferença de R$ 4,00 por quilo entre pedido e nota representa R$ 240,00 por semana, ou R$ 960,00 em quatro semanas. Ninguém sente R$ 4,00 no quilo na hora; todo mundo sente R$ 960,00 no fechamento do mês. O guia para conferir a nota fiscal do fornecedor no recebimento mostra o passo a passo na doca.

Quando algo não bate, o pedido também é o que sustenta a reclamação. Divergência registrada no dia, com a foto da caixa e o número do pedido, abre caminho para crédito ou reposição. O processo completo está em como devolver mercadoria ao fornecedor. Divergência descoberta uma semana depois costuma virar discussão sem prova.

Uma padaria com confeitaria sente isso na manteiga e no chocolate, itens em que a marca e a gramatura mudam o rendimento da receita. Se o pedido diz “manteiga sem sal, tablete de 200 g” e chega outra, a ficha técnica deixa de valer e o custo do doce muda sem aviso.

O que fazer no pedido de compra desta semana?

Em ordem de prioridade, do que é para hoje ao que pode esperar o fechamento do mês:

• Hoje: escolha o fornecedor que mais pesa no seu gasto e passe a registrar cada pedido dele com item, unidade, preço, dia de entrega e prazo de pagamento, no mesmo formato, mesmo que seja numa planilha simples ou numa mensagem padrão.
• Na próxima compra: peça ao fornecedor para confirmar o pedido por escrito antes da entrega, com a validade do preço de sete dias, e guarde a confirmação junto do pedido.
• Na quinta à tarde: separe os itens que dão a maior parte do gasto e cote esses com três fornecedores, deixando o resto como compra direta.
• Na entrega: faça o conferente abrir o pedido ao lado da nota e anotar qualquer diferença de quantidade ou preço antes de assinar o canhoto.
• No fechamento do mês: some as divergências registradas por fornecedor e leve o total à próxima negociação; se fizer mais sentido controlar tudo em sistema, compare antes com o que a planilha já resolve.

Para saber, na semana seguinte, se funcionou: compare quantas entregas tiveram divergência de quantidade ou preço contra o pedido. Se a conta caiu, o hábito pegou. Se não caiu, o problema ainda está no fornecedor ou na etapa de conferência, e o pedido mostra qual dos dois.

O pedido de compra não resolve preço alto, mas impede que preço combinado vire preço cobrado. Para entender o outro lado da conta, o artigo sobre estoque mínimo e ponto de pedido mostra como calcular quando pedir e quanto.

Como o Kotari ajuda

Uma loja com poucos fornecedores fixos resolve o pedido com planilha, e a regra vale escrita. O Kotari faz sentido quando o pedido passa por mais de uma pessoa ou mais de uma loja. Nesse caso, o pedido pode nascer de uma cotação finalizada ou de uma compra direta, quando o fornecedor já é conhecido, e segue o mesmo caminho de aprovação nos dois casos. Cada pessoa aprova até o limite de valor da sua alçada, e o que passa disso fica esperando quem tem alçada maior. Na chegada, a conferência compara o que veio com o pedido e registra a divergência. Veja o que o Kotari faz hoje ou a página para restaurantes.

Perguntas frequentes

Pedido de compra e ordem de compra são a mesma coisa?

Na prática, sim: os dois nomes descrevem o documento que registra o que foi comprado de um fornecedor. “Pedido de compra” é o termo mais usado em restaurante; “ordem de compra” aparece mais em empresas com setor de suprimentos.

Pedido de compra substitui a nota fiscal?

Não. O pedido registra o que foi combinado antes da entrega, e a nota fiscal é o documento fiscal emitido na entrega. Os dois se complementam e a conferência compara um com o outro.

Dá para fazer pedido de compra sem sistema?

Dá. Uma planilha com fornecedor, item, unidade, preço, data de entrega e prazo de pagamento já cumpre a função, desde que o fornecedor confirme por escrito e o conferente use o registro na entrega.

O fornecedor é obrigado a seguir o pedido?

Depende do que foi confirmado por ele. Pedido enviado sem resposta do fornecedor é intenção de compra; pedido confirmado por escrito, com preço e prazo, é um combinado com registro. Em caso de dúvida jurídica, a orientação é de um contador ou advogado.

De quanto em quanto tempo cotar antes de pedir?

Para itens de maior peso no gasto, a cotação costuma ser semanal ou quinzenal; para itens estáveis, mensal. O critério é a frequência com que o preço do item muda, e não uma data fixa.

Qual o erro mais comum no pedido de compra?

Pedir sem especificação. Escrever só “carne moída” ou “queijo” deixa o fornecedor escolher o produto, e a escolha dele raramente é a mais barata para você.