Fornecedor de alimentos para restaurante: como avaliar

A caixa do fornecedor A custa R$ 10,00 a menos que a do fornecedor B. Mesmo assim, o B pode ser o fornecedor de alimentos para restaurante mais barato da sua semana. Quem decide só pelo preço da caixa paga a diferença depois, em quebra, em atraso e em hora de cozinha parada.

O texto abaixo mostra como comparar fornecedores pelo custo que chega ao prato, em quatro critérios que dá para medir com caderno e planilha. Se você ainda cota no improviso, comece pela planilha de cotação de fornecedores e volte aqui para dar nota a quem respondeu.

Duas definições antes de seguir. Preço da caixa é o que está escrito na proposta. Custo por quilo útil é o que você paga depois de descontar o que estraga, aparece com defeito ou volta na devolução. Os dois só coincidem quando a quebra é zero, e quebra zero não existe.

O que define um bom fornecedor de alimentos para restaurante?

Bom fornecedor é o que entrega o item certo, na quantidade pedida, no dia combinado, com o preço combinado e com resposta rápida quando algo sai do trilho. Preço baixo é um dos cinco itens, e raramente o mais caro de errar.

Para a compra semanal, cinco perguntas resolvem a maior parte da decisão:

O preço fechado é o preço cobrado na nota? A mercadoria chega com a qualidade da amostra? A entrega cai na janela que a cozinha aguenta? O pedido mínimo cabe no seu volume? E, quando falta algo, o fornecedor avisa antes ou depois de você abrir a doca?

A importância de cada pergunta muda com o item. Em hortifrúti e pescado, qualidade e frescor pesam mais, e o texto sobre como comprar pescado sem cair em fraude mostra o que olhar na chegada. Em seco e embalado, prazo e preço fechado pesam mais. Em carne, o rendimento do corte pesa mais que o preço do quilo.

Um exemplo de bairro: um restaurante a la carte compra verdura de um produtor que entrega às 7h da terça e da sexta. Se ele atrasa para as 10h, o almoço começa sem folha, e o prato sai com outra guarnição. O atraso não aparece na proposta, mas aparece na conta do mês.

Quanto custa, de verdade, o fornecedor mais barato?

O fornecedor mais barato na caixa pode ser o mais caro no quilo útil, porque a quebra e a compra de emergência entram na conta e a proposta não mostra nenhuma das duas. Faça a conta com os dados da sua própria doca.

Conta ilustrativa, com hipóteses escritas aqui: uma caixa de 20 kg de tomate. O fornecedor A cobra R$ 180,00 e, na sua experiência de recebimento, 15% da caixa não se aproveita. O fornecedor B cobra R$ 190,00 e perde 5%.

No A, sobram 17 kg úteis, e o quilo útil sai a R$ 10,59. No B, sobram 19 kg, e o quilo útil sai a R$ 10,00. A caixa do B custa R$ 10,00 a mais e o quilo útil custa R$ 0,59 a menos.

Agora o atraso. Hipótese: sua casa usa 80 kg desse item por semana e, quando o fornecedor falha, você completa no atacarejo pagando 20% a mais. Se o fornecedor falha em uma entrega por mês e você precisa repor 40 kg a R$ 10,00 o quilo, o sobrepreço é de 40 × R$ 2,00, ou R$ 80,00 no mês. Parece pouco para um item, mas uma cozinha tem dezenas de itens.

Nem toda quebra é culpa do fornecedor. Estocagem ruim também estraga. Por isso a medida só vale quando você pesa o que chegou, separa o que foi descartado no recebimento e registra o motivo. Sem esse registro, a discussão com o fornecedor vira opinião contra opinião.

A tabela abaixo mostra a mesma comparação em formato de cotação.

Como dar nota a um fornecedor sem precisar de sistema?

Dê nota por entrega, não por impressão: anote em cada recebimento se o pedido veio completo, no dia e com a nota batendo, e some no fim do mês. Cinco colunas numa planilha bastam.

Os critérios a seguir cobrem o que mais pesa para uma operação de uma a cinco lojas. A primeira coluna é o item medido, e a terceira diz quando acender o alerta.

A conformidade depende de conferir a nota contra o pedido e contra o que veio no caminhão. O passo a passo está em como conferir a nota fiscal do fornecedor no recebimento. Sem essa conferência, a nota por conformidade é chute.

Nota só serve com histórico. Com uma ou duas entregas, qualquer percentual engana: uma entrega atrasada em duas dá 50% de pontualidade. Espere pelo menos três entregas registradas antes de tirar conclusão sobre o fornecedor.

Uma cafeteria que compra pão de queijo congelado e leite toda quinta pode usar só três colunas: dia da entrega, completa ou não, nota batendo ou não. Em dois meses, são oito linhas por fornecedor, e a conversa na renovação do combinado deixa de ser sensação.

Quando vale renegociar e quando vale trocar de fornecedor?

Renegocie quando o problema é pontual e o fornecedor responde; troque quando o mesmo problema se repete depois de combinado por escrito. Trocar custa tempo de cadastro, risco de qualidade nova e perda de histórico de preço.

Comece pela mensagem curta, com o fato e o pedido: “Nas últimas três entregas, a caixa de tomate veio com quebra acima do combinado. Podemos acertar a seleção ou um desconto na caixa a partir de terça?” Combinado bom é combinado registrado: guarde a resposta na própria conversa ou no pedido.

O que não fazer: trocar de fornecedor por causa de uma entrega ruim. Uma falha isolada não mostra padrão, e o novo fornecedor tem a própria curva de erro nas primeiras semanas. Troque quando a nota mostrar o mesmo problema em pelo menos três recebimentos, ou quando a margem do item deixar de fechar. O texto sobre como proteger a margem na compra ajuda a decidir quando o preço já não fecha.

Há ainda a dependência. Se um único fornecedor entrega 70% do seu hortifrúti, a troca vira risco de ruptura. Mantenha um segundo fornecedor ativo, com compra pequena e regular, para que a cotação seja real e a troca, possível. Quem aprova a troca em operações com mais de uma loja é outro ponto: defina a alçada de aprovação de compra antes de a decisão aparecer.

Uma cozinha central de rede com quatro lojas tem uma vantagem: a nota do fornecedor reúne as entregas das quatro lojas, e o volume dá poder de pedir condição. A desvantagem é a quebra de uma loja contaminar a nota da outra. Registre o recebimento por loja.

O que fazer na compra desta semana

Quatro ações cabem em uma quinta à tarde, com caderno ou planilha e o WhatsApp dos fornecedores.

• Escolha os três itens que mais pesam no seu CMV (custo da mercadoria vendida) e anote, no recebimento da semana, o peso bruto, o peso descartado e o motivo, por fornecedor.
• Calcule o custo por quilo útil dos três itens com a fórmula preço da caixa dividido pelo peso aproveitado, e compare com o preço da caixa que você usa hoje para decidir.
• Monte uma planilha de cinco colunas (data, fornecedor, entrega no prazo, item conforme, nota batendo) e preencha a partir da próxima entrega. Na primeira semana de preenchimento, não tire conclusão.
• Peça a um segundo fornecedor, por mensagem, o preço dos mesmos três itens com validade de sete dias e entrega na terça, para ter uma cotação de referência. Em sistema, dá para guardar essas respostas lado a lado; em planilha, também.

Critério de verificação: na semana seguinte, você consegue dizer, para cada um dos três itens, quantos quilos úteis comprou e quanto pagou por quilo útil? Se não, falta registro no recebimento.

Faça a conta: se o item que mais pesa for 80 kg por semana e a quebra cair de 15% para 5%, são 8 kg a mais aproveitados por semana, ou cerca de R$ 80,00 por semana a R$ 10,00 o quilo.

Como o Kotari ajuda

O Kotari serve a quem já faz esse controle e quer parar de manter a planilha à mão. Duas capacidades respondem às perguntas deste texto. A primeira é a nota do fornecedor, de 0 a 100, calculada sobre os últimos 12 meses a partir de pontualidade na entrega, conformidade dos itens recebidos e responsividade às cotações. Ela só aparece depois de pelo menos três pedidos com recebimento registrado, o que evita nota com pouca entrega.

A segunda é o pedido mínimo do fornecedor, cadastrado uma vez: o sistema avisa na cotação e no pedido quando o total fica abaixo dele.

Se você tem três fornecedores e uma planilha que funciona, ela resolve. O ganho aparece quando a rede cresce e o recebimento passa a ser feito por várias pessoas. Veja as funcionalidades ou a página para restaurantes.

Perguntas frequentes

Quantos fornecedores um restaurante deve ter por categoria?

Dois por categoria costumam bastar para uma operação pequena: um principal e um de referência com compra regular. Com mais de três, o volume por fornecedor cai e o poder de negociação também.

De quanto em quanto tempo vale avaliar os fornecedores?

Revise todo mês, com o fechamento do CMV, e tome decisão de troca só com pelo menos três entregas registradas. Avaliar toda semana gera ruído.

Dá para avaliar fornecedor sem sistema?

Dá. Uma planilha com data, fornecedor, entrega no prazo, item conforme e nota batendo cobre o essencial. O sistema só poupa o trabalho de preencher à mão.

Qual é o erro mais comum na escolha de fornecedor?

Comparar só o preço da caixa. Quebra, atraso e pedido mínimo mudam o custo por quilo útil e podem inverter a ordem entre dois fornecedores.

Pedido mínimo alto significa que o fornecedor é pior?

Não. Significa que a logística dele pede volume. Compare o mínimo com a sua compra semanal: se o pedido mínimo faz você estocar além do giro, o preço baixo deixa de compensar.

Devo avisar o fornecedor que estou dando nota a ele?

Sim, e é melhor combinar os critérios antes. Fornecedor que sabe o que é medido tende a corrigir a falha em vez de discutir a nota.