Como fazer a ficha técnica de um prato

Quanto custa de verdade o prato que sai da sua cozinha agora, com o preço que você pagou nesta semana, não o de três meses atrás? A ficha técnica de um prato responde essa pergunta item por item: lista cada ingrediente, o peso que sobra depois de limpar e cortar, e o preço que você realmente pagou por aquele insumo. Sem ela, o preço do cardápio é um chute bem-intencionado.

Pensa na sua quinta à tarde, com a lista de compra da semana debaixo do braço e o fornecedor confirmando que o filé subiu de novo. Se a ficha técnica daquele prato estiver atualizada, você sabe na hora se ainda sobra margem pra vender pelo preço de hoje ou se é hora de ajustar o cardápio. Se não estiver, o estrago só aparece no fechamento do mês, quando o cardápio sobe mesmo com um insumo caindo e ninguém entende por quê.

O problema raramente é não ter feito a ficha técnica uma vez. É ela ficar parada no papel enquanto o preço dos insumos muda toda semana na sua compra.

O que é a ficha técnica de um prato?

É o documento que detalha, ingrediente por ingrediente, tudo o que compõe um prato: quantidade líquida usada, unidade de medida, preço vigente daquele insumo e o custo total daquela porção. Ela existe pra responder uma pergunta específica, quanto custa produzir esse prato do jeito que ele sai da cozinha hoje, e não a operação inteira num período.

Não confunda com a receita. A receita é o modo de preparo: o que fazer, em que ordem, em que temperatura. A ficha técnica é o cálculo em cima dela: quanto entra de cada ingrediente e quanto isso custa. Uma cozinha pode ter uma receita ótima e uma ficha técnica desatualizada há seis meses, e as duas coisas não se percebem olhando só o prato pronto.

Numa casa a la carte, a ficha técnica costuma existir prato a prato, do jeito que o cliente pede. Num self-service por quilo, o raciocínio muda de escala: você não precifica cada prato individualmente na hora da venda, mas ainda precisa da ficha técnica de cada preparo do buffet pra saber quanto custa o quilo médio que está sendo vendido no balcão, e se aquele preço cobre o que a cozinha gasta pra montar a bandeja inteira.

Ficha técnica e CMV são a mesma coisa?

Não. O CMV mede o custo da mercadoria vendida no período inteiro, geralmente o mês, a partir do que efetivamente saiu do estoque. A ficha técnica mede o custo de um prato específico, isolado dos outros. Os dois podem contar histórias diferentes ao mesmo tempo: o CMV do mês pode fechar bem no papel enquanto um prato específico do cardápio está no prejuízo, porque um único insumo dele subiu e ninguém revisou a ficha técnica daquele item.

É por isso que os dois números servem pra coisas diferentes. O CMV do mês avisa que algo mudou na operação inteira; a ficha técnica de cada prato mostra onde exatamente o problema está. Some ambos e você tem a margem de contribuição de cada item, o quanto sobra depois de descontar o custo direto do prato, que é a base pra decidir o que empurrar no cardápio e o que rever.

Como calcular o custo de cada ingrediente da ficha técnica?

No mínimo, a ficha técnica precisa do nome e do código do prato, cada ingrediente com a quantidade líquida usada (não a quantidade comprada), a unidade de medida, o preço vigente do insumo, o custo total daquele ingrediente na porção, o rendimento da receita (quantas porções saem de um preparo) e o custo final por porção.

Repare no detalhe que mais derruba ficha técnica na prática: quantidade líquida, não bruta. Numa padaria com confeitaria, o preço do trigo que sobe só entra certo na ficha técnica do pão se você já sabe quanto de farinha realmente vira massa depois da perda no preparo, não o peso do saco que chegou na doca.

Também entram os insumos que não são o ingrediente principal, mas custam de verdade: tempero, óleo de fritura, embalagem. Numa hamburgueria com delivery, a embalagem do delivery é custo do prato tanto quanto o pão e a carne, só que costuma ficar de fora da ficha técnica porque ninguém pensa nela como “ingrediente”. Trate-a como um item a mais na lista, com o preço da última compra daquela caixa ou saco.

É aqui que entra o fator de correção: a diferença entre o peso bruto que você compra e o peso líquido que sobra pronto pra usar, depois de descascar, limpar ou desossar. A conta é simples: fator de correção igual ao peso bruto dividido pelo peso líquido. Quanto maior o fator, mais caro o quilo realmente usado fica na prática, mesmo que o preço de compra pareça baixo na etiqueta do fornecedor.

Um teste de bancada ajuda a enxergar isso. Numa pesagem feita na própria cozinha, um lote de batata com casca de 1 kg rendeu 800 g já descascada e cortada, um lote de cebola de 1 kg rendeu 900 g limpa, uma peça de filé mignon de 2 kg rendeu 1,6 kg depois de retirar a capa de gordura e o cordão, e um quilo de camarão com casca rendeu 650 g já limpo. Os números abaixo são só um exemplo de como organizar a conta, cada cozinha precisa pesar o próprio insumo, porque a perda muda com o fornecedor, o corte e até a época do ano.

Numa churrascaria, esse fator costuma pesar mais do que em outros formatos, porque a peça inteira chega com osso, gordura e aparas que saem antes de ir pro corte final. Ignorar o fator de correção nesse tipo de operação é o jeito mais comum de a ficha técnica parecer saudável no papel e a conta não fechar na prática.

Com que frequência atualizar a ficha técnica?

Sempre que o preço de um insumo muda de verdade, e numa revisão de rotina pelo menos uma vez por mês, mesmo sem nenhuma alta aparente. As duas coisas cobrem situações diferentes: a atualização por gatilho pega o insumo que subiu de verdade; a revisão mensal pega o erro pequeno que se acumula sem ninguém perceber.

Antes de atualizar por causa de uma alta, confira se o repasse é real ou se é só aquele fornecedor específico. Quando um fornecedor diz que o preço subiu, vale perguntar se o mercado inteiro está subindo ou se é só ele. Atualizar a ficha técnica com um preço que só um fornecedor pratica engessa o cardápio num custo que talvez nem precise.

É também o momento de diferenciar preço de tabela de preço negociado. O preço de tabela é o que o fornecedor manda por padrão; o preço negociado é o que você efetivamente fecha depois de cotar. Uma ficha técnica alimentada pelo preço de tabela costuma superestimar o custo real do prato, porque ignora o desconto que a sua operação já conquistou. Se você cota com mais de um fornecedor, vale revisar a cotação antes de decidir que a ficha técnica precisa mudar.

Quais os erros mais comuns ao montar a ficha técnica de um prato?

O primeiro é usar peso bruto em vez de líquido, o que faz o prato parecer mais barato do que é de verdade. O segundo é esquecer o insumo miúdo: tempero, óleo de fritura, embalagem, gelo, guardanapo. Sozinho, cada um pesa pouco; somados, mudam a conta do mês inteiro.

O terceiro erro é usar o preço de tabela do fornecedor em vez do preço realmente pago na última compra. Isso é ainda mais comum em quem trava preço com o fornecedor por contrato: a ficha técnica precisa refletir o valor travado, não o preço de tabela que o fornecedor continua mandando por hábito.

O quarto é não atualizar depois de trocar de fornecedor ou de marca. Um hotel que troca a marca do pão de forma do café da manhã pode estar comprando um produto com rendimento diferente do anterior, mesmo pagando o mesmo preço por pacote. E o quinto, talvez o mais silencioso: a ficha técnica que só existe na cabeça do cozinheiro, nunca escrita em lugar nenhum, e some da operação no dia em que ele sai da equipe.

O que fazer na próxima ficha técnica

• Pese o insumo cru e o insumo já limpo de cada prato do cardápio pelo menos uma vez, e anote o fator de correção numa planilha simples, um por insumo.
• Atualize o preço de cada insumo na ficha técnica assim que uma cotação nova fechar, em vez de deixar pra revisar só uma vez por ano.
• Separe o que é ingrediente principal do que é tempero ou embalagem, e defina um percentual fixo pros itens miúdos em vez de tentar pesar grama de sal em cada prato.
• Revise a ficha técnica inteira pelo menos uma vez por mês, mesmo sem alta de preço à vista, só pra pegar erro acumulado.
• Se você já compra por cotação com mais de um fornecedor num sistema, aproveite o preço médio pago que ele calcula sozinho pra alimentar a ficha técnica, em vez de digitar tudo de novo à mão.

Como o Kotari ajuda

Se a sua operação já cota com mais de um fornecedor e tem histórico de compras registrado, o Kotari calcula sozinho o preço atual médio de cada produto com base nas compras reais dos últimos 30 dias, então a pessoa que atualiza a ficha técnica não precisa perguntar pro financeiro qual foi o último preço pago. Quando o preço de um insumo sobe entre duas compras, o sistema também avisa se a alta é real ou se veio de uma mudança de unidade ou de marca no meio do caminho, o que evita atualizar a ficha técnica com um número que parece alta e não é. Veja no glossário do Kotari os termos do fluxo de compra, ou conheça as funcionalidades completas. Pra quem compra de um ou dois fornecedores fixos e já sabe de cabeça o preço pago, uma planilha simples ainda resolve.

Perguntas frequentes

Ficha técnica de prato é obrigatória por lei?

Não. É uma ferramenta de gestão interna, não uma exigência legal. A obrigação que existe é fiscal e sanitária, sobre outras coisas; a ficha técnica é decisão da própria operação para controlar custo e precificar com segurança.

Dá pra fazer ficha técnica sem sistema?

Dá, e funciona bem pra quem tem poucos fornecedores fixos e atualiza com disciplina. Uma planilha com as colunas de quantidade líquida, unidade, preço vigente e custo por porção já cobre o essencial. O que muda com o volume de fornecedores é o trabalho de manter o preço atualizado à mão.

Qual a diferença entre ficha técnica e receita?

A receita descreve o modo de preparo: ingredientes, ordem, tempo, temperatura. A ficha técnica calcula o custo em cima dela: quanto entra de cada ingrediente, o rendimento e o custo final por porção. Uma cozinha pode ter as duas separadas ou juntas no mesmo documento.

Com que frequência revisar a ficha técnica?

Sempre que um insumo muda de preço de verdade, e numa revisão de rotina pelo menos uma vez por mês mesmo sem alta visível, pra pegar erro acumulado de peso ou de preço desatualizado.

O que é fator de correção?

É a razão entre o peso bruto comprado e o peso líquido que sobra pronto pra uso, depois de limpar, descascar ou desossar o insumo. Ele existe porque o preço pago é sobre o peso bruto, mas o prato usa o peso líquido.

Preciso incluir mão de obra na ficha técnica?

É opcional e depende da maturidade da operação. Muita cozinha começa só com o custo de insumo, que já resolve o problema mais comum, e depois evolui pra ratear também mão de obra e embalagem por prato.

Ficha técnica cara significa que preciso trocar de fornecedor?

Não necessariamente. Antes de trocar, confira se o insumo subiu no mercado inteiro ou só com aquele fornecedor específico, e se o preço usado na ficha técnica é o negociado ou ainda o de tabela. Boa parte dos casos se resolve revisando a cotação, não trocando quem vende.