Estoque mínimo e ponto de pedido: como calcular

Qual é a diferença entre estoque mínimo e ponto de pedido? Estoque mínimo é a reserva que garante que a cozinha não pare se a entrega do fornecedor atrasar. Ponto de pedido é o número que avisa a hora certa de fazer o próximo pedido, antes que esse mínimo seja tocado. Confundir os dois é uma das razões pelas quais tanta operação de uma a cinco lojas vive alternando entre compra de emergência e insumo parado no depósito.

O problema aparece com mais força quando o preço do insumo já não é a única coisa que varia. Nos últimos meses este espaço mostrou o frete mínimo subir até 132% em algumas rotas e o boi gordo subir 10% no ano: dois movimentos que mudam não só quanto custa reabastecer, mas também quando vale a pena reabastecer. Quem olha só o preço da nota e ignora o prazo de entrega decide a compra tarde demais.

Este texto separa estoque mínimo de ponto de pedido, mostra a conta que transforma consumo médio e prazo de entrega num número prático, e traz exemplos de operações diferentes, do self-service à padaria com confeitaria, para você ajustar a fórmula à sua realidade sem depender de sistema nenhum.

O que é estoque mínimo?

Estoque mínimo é a quantidade mais baixa de um insumo que a operação aceita ter em mãos sem correr risco de faltar antes da próxima entrega chegar. Abaixo dele, qualquer atraso do fornecedor vira prato fora do cardápio ou compra de última hora, quase sempre mais cara.

Ele depende de duas variáveis, e nenhuma das duas é o preço do insumo. A primeira é o consumo médio diário: quanto a cozinha gasta daquele item num dia normal, sem contar picos como véspera de feriado. A segunda é o prazo de entrega, também chamado de lead time: quantos dias o fornecedor leva entre receber o pedido e a mercadoria chegar na sua doca. Quanto mais longe esse fornecedor está, ou quanto menos frequente é a rota dele, maior precisa ser o estoque mínimo para cobrir esse intervalo.

Numa churrascaria que consome 80 kg de carne por dia e compra de um fornecedor que entrega em até três dias, o estoque mínimo precisa cobrir pelo menos esses três dias de consumo, e normalmente um pouco mais, para absorver um atraso pontual sem tirar item do cardápio. Esse número só faz sentido dentro de uma rotina de controle de estoque que registre entrada e saída com frequência; sem contagem, o estoque mínimo vira um número no papel que ninguém confere.

Estoque mínimo e ponto de pedido são a mesma coisa?

Não. Estoque mínimo é o piso que você não quer tocar. Ponto de pedido é o número maior que avisa a tempo de fazer o pedido antes de chegar nesse piso. Quem confunde os dois só percebe que está baixo quando já está no limite, e aí a compra vira urgência.

A conta que liga os dois é simples: ponto de pedido é igual ao consumo médio diário multiplicado pelo prazo de entrega em dias, mais o estoque mínimo. O primeiro termo cobre o que a cozinha vai consumir enquanto o pedido está a caminho; o estoque mínimo é a margem de segurança para um atraso ou um dia de consumo acima da média. Essa fórmula, descrita também pelo Conta Azul num guia sobre reposição de estoque, é a mesma usada em qualquer negócio que compra e revende insumo físico, só adaptada aqui para o ritmo de compra de um restaurante.

Numa padaria com confeitaria, por exemplo, o estoque mínimo de farinha de trigo pode ser pequeno, porque o fornecedor entrega toda semana; já o estoque mínimo de uma manteiga importada, com fornecedor que só entrega a cada quinze dias, precisa ser bem maior, mesmo que o consumo diário dos dois itens seja parecido.

Como calcular o ponto de pedido na prática?

Pegue o consumo médio diário do item, multiplique pelo prazo de entrega do fornecedor em dias, e some o estoque mínimo que você definiu para aquele item. O resultado é o ponto de pedido: quando o estoque chegar nesse número, é hora de pedir de novo, não de esperar o item acabar.

Os números da tabela abaixo são exemplos ilustrativos para mostrar a conta, não uma recomendação de quanto comprar: o consumo médio e o prazo de entrega real da sua operação são os únicos que valem para o seu ponto de pedido.

Repare que o hambúrguer com delivery, mesmo tendo o menor prazo de entrega da lista, precisa de um ponto de pedido alto em unidades porque o consumo diário é grande. O prazo de entrega curto compensa parte do risco, mas não elimina a necessidade de olhar o número com a mesma disciplina.

Quanto estoque de segurança faz sentido guardar?

Não existe estoque de segurança padrão para todo insumo. Item perecível com fornecedor que entrega todo dia pode viver com margem pequena; item que sofre variação de preço forte, como o boi gordo em alta neste ano, ou como o suíno vivo, que caiu por cinco meses seguidos antes de reagir, costuma pedir uma margem maior, porque o custo de ficar sem o item pesa mais do que o custo de manter um pouco a mais parado.

Nem toda oscilação de preço justifica engordar o estoque mínimo. O que muda a conta é a variação no prazo de entrega, não a variação no preço: se o fornecedor sempre entregou em dois dias e continua entregando em dois dias, o estoque mínimo não precisa mudar só porque o preço subiu. O que muda quando o preço sobe é a decisão de travar preço com o fornecedor por um período, não o tamanho do estoque de segurança.

Numa cozinha central que abastece de três a cinco lojas, essa distinção pesa ainda mais: um estoque mínimo mal calculado se multiplica pelo número de lojas atendidas, e o capital parado em insumo esquecido na câmara fria cresce na mesma proporção.

Quais os erros mais comuns ao definir o ponto de pedido?

O primeiro erro é usar a mesma margem de segurança para um item perecível e para um item de prateleira longa. Um hortifruti que estraga em três dias não pode ter o mesmo raciocínio de estoque de um enlatado que dura seis meses, mesmo que o valor em reais dos dois seja parecido.

O segundo é calcular o consumo médio olhando só o movimento do mês corrente, sem considerar sazonalidade. Uma cafeteria que mede o consumo de café em agosto e usa esse número o ano inteiro vai errar o ponto de pedido tanto no feriado de fim de ano quanto no período de férias escolares, quando o movimento muda.

O terceiro é confiar no prazo de entrega prometido pelo fornecedor em vez do prazo real. Em época de alta demanda, o mesmo fornecedor que sempre entregou em dois dias pode passar a levar quatro, e quem não atualiza o ponto de pedido para refletir isso só descobre o atraso quando o insumo já acabou.

O quarto erro, mais silencioso, é calcular o ponto de pedido uma vez e nunca mais comparar com o que de fato aconteceu. A conta é um ponto de partida, não uma verdade fixa: ela precisa ser revisada quando o fornecedor muda, quando o cardápio muda ou quando o prazo de entrega muda.

O que fazer na próxima compra

• Anote, por uma semana, o consumo diário real dos itens que mais faltam ou mais sobram; essa é a base do consumo médio da fórmula.
• Pergunte ao fornecedor o prazo de entrega real dele, não o prometido, e refaça a conta do ponto de pedido para os itens mais críticos do cardápio.
• Marque num caderno ou numa planilha simples o dia em que o estoque bateu o ponto de pedido de cada item e o dia em que a entrega chegou; depois de um mês, dá para ver se o prazo do fornecedor bate com o que ele promete.
• Revise o estoque mínimo dos itens que tiveram grande variação de preço na safra ou entressafra, ajustando pelo risco de faltar, não pelo preço do insumo.
• Se a operação já usa um sistema de compras, deixe o estoque mínimo e o estoque atual de cada produto registrados no cadastro, assim quem monta a próxima solicitação enxerga o número sem precisar perguntar para ninguém.

No fim, o ponto de pedido serve para uma coisa só: avisar a hora certa de pedir de novo. Quem calcula essa conta uma vez e guarda o papel na gaveta continua refém do fornecedor; quem revisa a cada troca de prazo de entrega ou de cardápio ganha a folga de decidir a compra com calma, em vez de correr atrás do insumo que já acabou.

Depois de acertar o estoque mínimo item por item, o próximo passo natural é reunir isso numa lista de compras que junte o que cada setor pede, e comparar o resultado com a conta de markup do prato que leva aquele insumo: o ponto de pedido evita a falta, mas é o markup que garante que, quando o insumo chega, o preço de venda ainda cobre o que ele custou.

Como o Kotari ajuda

Se sua operação ainda é uma casa só, uma planilha com a fórmula acima resolve. Quando a compra passa a envolver mais de um setor, ou uma rede com mais de uma loja pedindo o mesmo insumo, o controle manual começa a rachar. No Kotari, o cadastro de cada produto guarda o estoque mínimo definido para ele ao lado do estoque atual informado e do histórico de preço, então dá para ver num só lugar se o item já está abaixo do ponto que você definiu antes de decidir a próxima compra. Quem monta a solicitação também pode informar quanto tem em mãos no momento do pedido, e esse número segue até quem avalia e decide quanto comprar. E uma reposição que se repete toda semana pode ser copiada da anterior em vez de remontada do zero, o que ajuda a manter o hábito de pedir sempre na mesma janela. Veja a lista completa de funcionalidades ou consulte o glossário para outros termos do fluxo de compra.

Perguntas frequentes

O que é ponto de pedido?

Ponto de pedido é o nível de estoque no qual você deve fazer um novo pedido ao fornecedor, calculado como o consumo médio diário multiplicado pelo prazo de entrega, mais o estoque mínimo definido para o item.

Estoque mínimo e estoque de segurança são a mesma coisa?

Na prática de compras de restaurante, sim: os dois termos descrevem a reserva mantida para cobrir um atraso do fornecedor ou um dia de consumo acima da média, sem deixar a cozinha sem o item.

Dá para calcular o ponto de pedido sem sistema?

Dá. Um caderno ou uma planilha com consumo médio, prazo de entrega e estoque mínimo por item já é suficiente para uma casa só; o ganho de um sistema aparece quando o número de itens e de setores pedindo cresce.

De quanto em quanto tempo revisar o ponto de pedido?

Revise sempre que o fornecedor mudar o prazo de entrega, quando o cardápio mudar de forma relevante, ou pelo menos a cada troca de safra para insumos agrícolas, já que o prazo de entrega e o consumo tendem a variar nesses momentos.

O que acontece se o estoque mínimo for definido baixo demais?

O risco é ficar sem o item antes da próxima entrega chegar, o que obriga a uma compra de emergência, geralmente com preço pior e menos poder de negociação.

O que acontece se o estoque mínimo for definido alto demais?

Sobra capital parado em insumo, cresce o risco de perda por validade e, em itens perecíveis, aumenta a chance de descarte antes mesmo de o produto ser usado.