Devolução de mercadoria ao fornecedor: como fazer

Devolução de mercadoria ao fornecedor é o que acontece quando o caminhão já foi embora, a nota já foi assinada e, na câmara fria, você descobre que metade do lote não serve. Na maioria das casas pequenas isso termina em conversa de WhatsApp sem registro, e a conta fica com quem comprou. A regra prática é simples: recuse na doca sempre que puder, e quando só perceber depois, devolva com prova e com o combinado por escrito.

Este texto organiza o assunto como uma conversa de compras: quando vale devolver, qual a diferença entre recusar e devolver, como fazer, o que dizer ao fornecedor e o que perguntar ao contador sobre a nota. Quem confere mercadoria com disciplina já ganha metade da batalha, e o artigo sobre como conferir a nota fiscal do fornecedor no recebimento é o ponto de partida para o que vem abaixo.

Os exemplos usam operações diferentes (padaria, pizzaria, restaurante por quilo, hotel com café da manhã) e as contas são ilustrativas, com a hipótese escrita na própria frase. Nenhum preço aqui é de mercado.

Quando vale devolver a mercadoria ao fornecedor?

Vale devolver quando o item chegou fora do que foi pedido ou fora das condições de uso, e você consegue provar isso. Os casos mais comuns são quantidade a menor, produto trocado, marca diferente da cotada, validade curta demais, embalagem violada, avaria no transporte e qualquer item perecível que chegou fora da temperatura de conservação.

Já preço acima do combinado não é caso de devolução: é caso de ajuste na nota, de crédito ou de refaturamento. Misturar os dois é o erro mais frequente. Devolver um saco de farinha porque o preço veio R$ 2,00 mais caro por saco gasta frete e tempo sem resolver a causa, que é um preço que não foi conferido contra a cotação.

A legislação sanitária também pesa. A Resolução RDC 216/2004 da Anvisa, que trata das boas práticas em serviços de alimentação, diz no item sobre a recepção que matéria-prima reprovada deve ser imediatamente devolvida ao fornecedor e, quando isso não for possível, identificada e guardada separadamente. Ou seja, o item recusado não pode ir para a prateleira de uso “só até o fornecedor buscar”.

Antes de qualquer devolução, pergunte se o problema é pontual ou se o fornecedor está reincidindo. Três devoluções em dois meses pedem outra conversa, e a avaliação do fornecedor de alimentos deve registrar isso como critério, ao lado de preço e prazo.

Qual a diferença entre recusar na doca e devolver depois?

Recusar na doca é não aceitar o item no momento da entrega, com o motorista presente. Devolver depois é pedir ao fornecedor que recolha, ou enviar de volta, um item que você já aceitou e guardou. A primeira opção é quase sempre mais barata e mais fácil de provar.

Na doca, o item nunca entrou no seu estoque, o motorista confirma o estado e a nota pode ser emitida já com o valor certo, ou a mercadoria volta no mesmo caminhão. Depois da entrega, entram a prova de que o defeito já existia, o frete de retorno, a nota de devolução e a pergunta incômoda de quem estragou o quê. Veja a comparação:

Numa padaria com confeitaria, por exemplo, a caixa de ovos que chega com cascas trincadas é recusa na doca: o motorista vê, você anota na nota e o fornecedor emite outra. Se a trinca só aparece quando o confeiteiro abre a bandeja do fundo, vira devolução depois, e a foto da bandeja com o lote visível passa a ser a sua prova.

Como devolver mercadoria ao fornecedor, passo a passo?

Separe o item, registre a prova, avise o fornecedor por escrito, combine quem recolhe e quando, e só então dê o assunto por encerrado, quando o crédito ou a reposição estiver confirmado. Cada etapa evita uma discussão específica.

Primeiro, separe. O item recusado fica identificado e longe do estoque de uso, como pede a norma sanitária para matéria-prima reprovada. Um cesto com etiqueta de papel e o nome do fornecedor resolve; na pizzaria, a caixa de muçarela com o lote duvidoso que dividir espaço com a muçarela boa é a caixa que será usada por engano na sexta à noite.

Segundo, registre a prova no mesmo dia: foto do produto, da embalagem com lote e validade visíveis, da nota e, se for caso de temperatura, do termômetro marcando o valor na hora. Anote o horário. Reclamação feita três dias depois é reclamação que o fornecedor pode contestar.

Terceiro, avise por escrito e diga o que você quer: reposição, crédito ou recolhimento com nova nota. Quarto, combine quem busca e quando. Se o fornecedor mandar “passamos na semana que vem”, o item continua ocupando câmara por sete dias, e esse custo é seu.

Quinto, confira o fechamento. Quando o crédito vem, ele aparece como abatimento no próximo pedido? Quando vem a reposição, ela chega na janela combinada e é conferida como qualquer outra entrega, com a mesma disciplina? Devolução só termina quando o caixa ou o estoque voltam ao ponto em que estariam sem o problema. O controle do item recusado também alimenta o controle de estoque do restaurante, porque o que foi devolvido não pode ficar contado como saldo.

O que pedir, o que aceitar e o que recusar na conversa com o fornecedor?

Peça reposição ou crédito com prazo definido, aceite a solução que o fornecedor oferecer desde que ela venha escrita, e recuse qualquer acordo que dependa de “da próxima vez a gente acerta”. Combinado bom é combinado registrado por escrito, e isso vale mais do que o tom da conversa.

O fornecedor não é adversário. Quem entrega para restaurante também perde com devolução: refaz carga, paga frete duas vezes e corre risco de ficar com perecível parado. A conversa funciona melhor quando você chega com fato e com proposta, não com acusação. Uma mensagem curta, pronta para enviar:

“Boa tarde! Na entrega de hoje, a caixa de iogurte do lote 0452 chegou com validade de 5 dias e o pedido previa 15. Segue foto. Podemos repor na quinta, antes das 7h, ou abater o valor no próximo pedido? Se preferir recolher, me diga o horário. Obrigado.”

Perceba o que a mensagem faz: identifica o item, diz o problema com número, anexa prova e oferece duas saídas. O fornecedor responde mais rápido quando não precisa adivinhar o que você quer. A tabela abaixo resume a postura em cada ponto da negociação.

No hotel com café da manhã, o iogurte e os frios têm validade curta e a reposição precisa chegar antes do serviço. Nesse caso a janela de horário vale mais do que o desconto: pedir “reposição até as 6h30” resolve, enquanto aceitar crédito deixa a mesa do café vazia. Já num restaurante por quilo, a folha murcha do hortifrúti pode ser negociada como abatimento se o cozinheiro conseguir aproveitar parte, e isso se decide na hora, com o rendimento à mão (o fator de correção mostra quanto sobra de cada caixa).

O que acontece com a nota fiscal na devolução?

A devolução de mercadoria normalmente gera um documento fiscal próprio, mas o tratamento exato (qual nota, quem emite, quais impostos) depende do regime tributário da empresa, da operação e do estado, e deve ser definido com o contador. Este texto não traz códigos nem alíquotas porque a regra muda conforme o caso.

O que você controla é a informação que o contador precisa receber: número da nota de compra, itens e quantidades devolvidos, motivo e data. Se o item foi apenas recusado na entrega, a nota pode nem ser emitida com ele, e por isso a recusa na doca é tão mais simples. Para quem compra de fornecedor do Simples Nacional ou de atacarejo, a pergunta ao contador é a mesma: “como registramos a devolução desta nota?”.

Duas regras de rotina ajudam. Primeira: nunca devolva mercadoria sem que o fornecedor ou o contador tenham dito qual documento acompanha o item. Segunda: guarde a cópia da nota original e a mensagem que combinou a devolução na mesma pasta, física ou digital. Se a fiscalização ou o fornecedor perguntarem depois, tudo está num lugar só.

O que fazer na próxima entrega para devolver menos e provar mais?

Quatro hábitos reduzem a devolução e deixam a que sobrar mais fácil de resolver. Todos funcionam com caderno, planilha e WhatsApp.

• Defina quem recebe e dê autonomia para recusar na doca. Quem confere precisa saber que pode dizer “não” sem pedir licença, e o motorista precisa ouvir isso de uma pessoa só.
• Fotografe lote, validade e embalagem de todo perecível na entrada, mesmo quando está tudo certo. A foto de rotina é a prova que você não tinha no dia do problema.
• Monte uma folha de devoluções com data, fornecedor, item, motivo, solução combinada e fechamento. Em um mês você sabe quem concentra os problemas, e o mapa de cotação passa a considerar isso na hora de escolher.
• Escreva o combinado de devolução e reposição na primeira conversa com um fornecedor novo: prazo de resposta, quem paga o frete de retorno, janela de reposição. Se o sistema que você usa registra isso, ótimo; se não, uma linha no cadastro do fornecedor serve.

Para saber se funcionou, olhe na semana seguinte a folha de devoluções: houve menos itens aceitos e devolvidos depois, e as recusas na doca subiram? Se sim, a conferência na entrada está pegando o problema antes de ele entrar na câmara.

Uma conta ilustrativa: numa casa que recebe 12 bandejas de ovos por semana, se duas chegam com trinca e o preço fosse R$ 40,00 por bandeja (valor hipotético), a perda mensal sem recusa seria de cerca de R$ 320,00. Recusando na doca, a perda cai a zero e o fornecedor repõe. O mesmo raciocínio vale para laticínio, hortifrúti e carne, em que o prazo de validade curto transforma uma devolução tardia em prejuízo. Para validade, o método PEPS no estoque ajuda a não deixar o item bom vencer na mesma câmara onde o ruim ficou esperando recolhimento.

A devolução bem feita é uma extensão da conferência, não um evento separado. Quem recebe com critério, registra com prova e negocia com texto escrito devolve menos, perde menos e conversa melhor com o fornecedor na cotação seguinte. O próximo passo natural é revisar como a sua casa escolhe e mede quem fornece, porque é aí que a reincidência aparece.

Como o Kotari ajuda

Quando a casa compra de vários fornecedores e mais de uma pessoa recebe mercadoria, o Kotari ajuda em três pontos. Quem confere a entrega pode recusar um item na hora e registrar o motivo da diferença, em vez de anotar no papel e perder depois. A divergência fica aberta com um desfecho escolhido (reposição, crédito em nota, devolver e refaturar ou aceitar parcial), e a escolha fica registrada. E o relatório de divergências mostra quais fornecedores concentram os problemas.

Para uma loja com dois ou três fornecedores e um único recebedor, a folha de devoluções em planilha resolve, e a regra acima vale do mesmo jeito. O sistema compensa quando há várias lojas, vários recebedores ou muitos pedidos por semana. Veja as funcionalidades e a página para restaurantes.

Perguntas frequentes

Posso recusar a mercadoria depois de assinar a nota?

Pode pedir devolução, mas fica mais difícil de provar. Assinar a nota confirma o recebimento; por isso anote a ressalva na própria nota ou no canhoto quando perceber o problema na hora, e guarde foto e mensagem quando perceber depois.

Quem paga o frete da devolução?

Depende do que foi combinado e da causa. Quando o defeito vem de origem, o costume é o fornecedor recolher ou pagar o retorno; quando a divergência é ambígua, divide-se. Deixe isso escrito antes do primeiro problema.

Qual o prazo para pedir devolução de perecível?

O prazo é o que você combinou com o fornecedor, e para perecível deve ser curto, em geral no mesmo dia ou no dia seguinte. Defina com cada fornecedor e registre, porque não há um prazo único que valha para todos os contratos de compra.

Dá para controlar devolução sem sistema?

Dá. Uma planilha com data, fornecedor, item, motivo, solução e fechamento, mais as fotos numa pasta, resolve para quem tem poucos fornecedores. O sistema ganha valor quando há várias lojas e muitos recebedores.

Devolução e crédito em nota são a mesma coisa?

Não. Na devolução o item volta ao fornecedor; no crédito você fica com o item (ou o descarta) e recebe o abatimento no próximo pedido. Escolha pelo valor da diferença e pela urgência da reposição.

Preciso de nota fiscal para devolver mercadoria?

Em geral há um documento fiscal associado, mas a forma depende do regime e da operação. Pergunte ao contador antes de despachar o item, e peça ao fornecedor que informe qual documento espera receber.